Um histórico de leituras regista o quando, não o quê
A maioria das aplicações de leitura guarda um histórico: os valores que leram, os mais recentes primeiro, com uma hora ao lado de cada um. Veja 4006381333931 — um EAN-13 válido, exato e útil para alguma base de dados de produtos e sem significado nenhum para si. Um histórico regista que leu alguma coisa, não o que guardou.
Pesquisar nas suas fotografias também não é a resposta
As bibliotecas de fotografias leem mesmo o texto dentro das imagens, sobretudo em capturas de ecrã, mas letras estilizadas e etiquetas meio tapadas pioram o resultado. Mesmo a funcionar na perfeição, devolvem um pedaço de texto. Ao balcão ninguém escreve 4006381333931. Pensa: o da padaria.
Um código entra na coleção a partir de uma imagem ou de muitas. Ambos os caminhos têm um guia próprio, com uma captura de ecrã em cada passo: Ler de uma imagem · Importação em lote
O nome no cartão é a palavra que outra pessoa lhe deu
A investigação sobre a forma como as pessoas dão nome às coisas é dura. Quando lhes pedem para nomear o mesmo objeto, duas pessoas chegam ao mesmo termo menos de um quinto das vezes, em todos os domínios testados.
A marca na frente de um cartão é uma dessas palavras, escolhida para se destacar numa prateleira e não para lhe vir à cabeça três meses depois enquanto alguém espera. Cerca de uma em cada cinco vezes é também a sua.
Por isso dê ao cartão o nome da função e deixe a marca em segundo lugar: cartão da loja, cartão de combustível, dístico de estacionamento. Lê o princípio de uma linha antes do fim, por isso é a primeira palavra que faz o trabalho. Uma pessoa pode ter três códigos da mesma cadeia, e a cadeia é justamente o que eles têm em comum.
Uma pasta tem de retirar cerca de vinte coisas para compensar
Os estudos que cronometraram pessoas a encontrar os seus próprios ficheiros ajustaram o tempo a duas coisas: quantos níveis desceram e quantos itens estavam à vista. Descer um nível custava pouco mais de dois segundos; cada item a mais, cerca de um décimo de segundo.
Ou seja, uma pasta só compensa quando retira cerca de vinte e um itens da lista que de outra forma teria de ler. As pastas observadas nesses estudos tinham quinze na mediana, por isso a maioria não compensava. A profundidade é pior nos dois extremos, por isso mantenha poucas pastas.
| Códigos que guardou | O que encontra um mais depressa |
|---|---|
| Up to about twenty | Bons nomes, uma lista única |
| More than twenty | Pastas*, poucas o suficiente para se lerem de relance |
| You have forgotten where it went | Pesquisa em toda a coleção* |
* Faz parte do ScanKeeper Premium, juntamente com a exportação CSV.
Porque é que as pessoas percorrem em vez de pesquisar
Os utilizadores comuns pesquisam pelos seus próprios ficheiros cerca de um décimo das vezes, e uma pesquisa melhor não altera isso. Percorrer pede-lhe que reconheça um nome; pesquisar pede-lhe que o vá buscar à memória e o escreva. As etiquetas saem-se pior: com as duas coisas à disposição, as pessoas pegam nas pastas.
Alguns códigos vão falhar por muito bem que os arrume
Um organizador funciona porque um código é uma sequência estável. A maioria é. Os que não são costumam ser precisamente os códigos que mais gostaria de ter prontos.
Códigos que mudam enquanto olha para eles
Um código de bilhete SafeTix é redesenhado a cada quinze segundos, e capturas de ecrã e impressões não são aceites à entrada. Os códigos dos cacifos de encomendas ficam inválidos por outra razão: os códigos das DHL Packstation são gerados de novo em intervalos curtos e regulares, e os códigos da Amazon Hub e da InPost deixam de funcionar ao fim de três dias.
Os cupões trazem antes um prazo. Um código de uso único é serializado para poder ser invalidado quando é usado, e muitos expiram num dia ou dois. Se guardar um, a data pertence ao nome, porque o código não a leva consigo.
Um código de wifi é uma palavra-passe dentro de uma imagem
Um código QR de wifi é texto simples com o nome da rede e a palavra-passe, e é por isso que um telemóvel o lê sem precisar de aplicação nenhuma. Nunca expira, e é a própria credencial. Guarde-o onde guarda a palavra-passe.
Já não precisar de um código não é o mesmo que ter acabado com ele
Apagar é uma decisão, e a maioria das pessoas recusa-se a tomá-la. Cerca de quatro em cada dez evitam ativamente apagar as suas próprias fotografias e vídeos. Qualquer sistema cuja arrumação dependa de apagar vai continuar desarrumado.
A informação pessoal divide-se em três pilhas: efémera, de trabalho, arquivada. Um cupão para este fim de semana é efémero. O cartão que usa todas as semanas é de trabalho. O bilhete do ano passado e o código da caixa da máquina de lavar estão arquivados, guardados mas fora do caminho. A falha está em nunca passar nada para a terceira pilha.
Arquivar é a versão dessa decisão que as pessoas realmente tomam, porque não se abdica de nada. Há códigos que até têm uma validade que pode consultar: na UE, um artigo novo tem uma garantia legal de pelo menos dois anos, mais longa nalguns Estados-Membros, e durante esse período podem pedir-lhe a prova de compra.
Tudo isto é mais fácil de arranjar do que de discutir. Abra o ScanKeeper e dê um nome a cada um dos vinte códigos que traz mesmo consigo; tudo o que está acima era o que fazer quando são duzentos.
Como organizar códigos guardados de que vai precisar à pressa
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Dê-lhe o nome com que o pediria
Substitua o valor por uma expressão que diria em voz alta, com a palavra que o distingue à frente. Uma cor dá ao cartão uma segunda coisa a reconhecer.
O nome é a única parte de um cartão que escreveu. - 02
Acrescente uma pasta quando a lista deixar de caber
Agrupe pelo que serve o cartão, não pelo tipo de código que traz. Abaixo de cerca de vinte cartões, saltar este passo não lhe custa nada.
As pastas seguem a forma como usa um cartão, não o seu formato. - 03
Pesquise quando já não se lembra onde foi parar
Escreva a palavra que teria usado na altura. A biblioteca estreita-se à medida que escreve, e é esse o caminho de volta a um cartão que não consegue visualizar.
A filtragem acontece à medida que escreve as letras. - 04
Confirme que abriu o certo
Dois cartões parecidos distinguem-se aqui. O painel do cartão traz o formato, um botão para copiar o valor codificado e a contagem das vezes que abriu este.
O valor copia-se diretamente deste painel. - 05
Ponha de lado aquilo de que já não precisa
Ações reúne as ferramentas que atuam sobre toda a coleção: as pastas, o arquivo que retira um cartão da lista ativa e a exportação CSV.
Os cartões arquivados saem da lista e continuam recuperáveis.
O que vale uma coleção organizada quando alguém está à espera
Reconhecer vale mais do que recordar
Ler nomes que escreveu é mais fácil do que ir buscar a palavra certa à memória e escrevê-la.
Uma lista mais curta para ler
Cada cartão que uma pasta tira da vista sai da próxima procura. Abaixo de cerca de vinte códigos, os nomes já fazem esse trabalho.
A pilha deixa de crescer à sua frente
Arquivar mantém a lista ativa do tamanho da sua semana real, e não é preciso apagar nada para isso funcionar.
O que saber antes de começar
Quantos códigos guardados até valer a pena criar pastas?
Cerca de vinte. Abaixo disso, uma pasta custa mais tempo do que poupa: paga o passo extra sempre que vai buscar um cartão e recebe em troca uma lista pouco mais curta.
Pastas ou etiquetas?
Pastas, para uma coleção deste tamanho. Com as duas à disposição, as pessoas guardam e procuram com pastas, usam uma única etiqueta por item quando chegam a etiquetar, e saem-se pior com etiquetas.
Que nome devo dar mesmo a um cartão?
O que diria à pessoa ao balcão, com a palavra que o distingue à frente e a marca a seguir. Duas pessoas escolhem o mesmo termo para a mesma coisa menos de um quinto das vezes.
A pesquisa chega por si só?
Raramente. As pessoas pesquisam pelos seus próprios ficheiros cerca de um décimo das vezes e percorrem-nos nas restantes, porque reconhecer um nome é mais fácil do que produzi-lo. A pesquisa é a rede de segurança.
Posso guardar um bilhete cujo código de barras está sempre a mudar?
Pode guardar uma imagem dele, e não o deixará entrar. Um código de barras SafeTix é redesenhado a cada quinze segundos, e capturas de ecrã e impressões não são aceites à entrada.
Vale a pena guardar um código QR de wifi?
Funciona, e é esse o problema. O código é texto simples com o nome da rede e a palavra-passe, não expira, e quem o ler fica dentro da sua rede.
O que devo fazer a um código de que já não preciso?
Arquive-o. Apagar é uma decisão que a maioria das pessoas evita em silêncio, por isso uma coleção arrumada não pode depender disso. Arquivar retira um cartão da lista ativa e deixa-o recuperável.