En skanningshistorik visar när, inte vad
De flesta skannerappar för en historik: värdena de har läst, nyast först, med en tid bredvid varje. Ta 4006381333931 — en giltig EAN-13, exakt och användbar för någon produktdatabas någonstans och meningslös för dig. En historik visar att du skannade något, inte vad du sparade.
Att söka bland dina foton är inte heller svaret
Fotobibliotek läser mycket riktigt text inuti bilder, bäst av allt i skärmbilder, men formgiven text och halvt skymda etiketter försämrar resultatet. Även när de fungerar perfekt lämnar de tillbaka en delsträng. I en kassa skriver ingen 4006381333931. Du tänker bagerikortet.
En kod kommer in i samlingen från en bild eller från många. Båda vägarna har en egen guide, med en skärmbild för varje steg: Skanna från en bild · Massimport
Namnet på kortet är någon annans ord för det
Forskningen om hur människor namnger saker är rak på sak. Ombedda att namnge samma sak landar två personer på samma ord mindre än en femtedel av gångerna, inom varje område som testats.
Varumärket på framsidan av ett kort är ett sådant ord, valt för att sticka ut på en hylla snarare än för att dyka upp i ditt huvud tre månader senare medan någon väntar. Ungefär en gång av fem är det också ditt.
Namnge alltså ett kort efter uppgiften och låt varumärket komma sedan: butikskort, drivmedelskort, parkeringstillstånd. Du läser början av en rad före slutet, så det första ordet gör jobbet. En och samma person kan ha tre koder från samma kedja, och kedjan är just det de har gemensamt.
En mapp måste ta bort ungefär tjugo saker innan den lönar sig
Studier som mätte tiden det tog för människor att hitta sina egna filer kunde förklara tiden med två saker: hur många steg nedåt de gick, och hur många objekt som syntes. Ett steg nedåt kostade drygt två sekunder, varje extra objekt ungefär en tiondels sekund.
Så en mapp betalar sig först när den tar bort ungefär tjugoen objekt från listan du annars hade läst. Mapparna i de studierna innehöll femton i median, så de flesta betalade sig inte. Djup är sämst i båda ytterligheterna, så håll mapparna få.
| Koder du har sparat | Vad som hittar ett kort snabbast |
|---|---|
| Up to about twenty | Bra namn, en enda platt lista |
| More than twenty | Mappar*, få nog att överblicka |
| You have forgotten where it went | Sökning i hela samlingen* |
* Ingår i ScanKeeper Premium, tillsammans med CSV-export.
Varför folk bläddrar i stället för att söka
Vanliga användare söker efter sina egna filer ungefär en tiondel av gångerna, och bättre sökning ändrar inte på det. Att bläddra ber dig känna igen ett namn; sökning ber dig plocka fram ett ur minnet och skriva in det. Taggar klarar sig sämre: får folk båda, griper de efter mappar.
Vissa koder sviker dig hur väl du än sorterar dem
Ett organiseringsverktyg fungerar för att en kod är en stabil sträng. De flesta är det. De som inte är det brukar vara just de koder du helst vill ha redo.
Koder som ändras medan du tittar på dem
En SafeTix-biljettstreckkod ritas om var femtonde sekund, och skärmbilder och utskrifter godtas inte vid insläppet. Koder till paketboxar blir gamla av ett annat skäl: DHL Packstation-koder genereras om med korta, regelbundna mellanrum, och koder från Amazon Hub och InPost slutar fungera efter tre dagar.
Kuponger bär i stället på ett slutdatum. En engångskod är serienumrerad så att den kan ogiltigförklaras när den löses in, och många går ut inom en dag eller två. Sparar du en hör datumet hemma i namnet, för koden bär det inte.
En wifi-kod är ett lösenord i en bild
En wifi-QR-kod är ren text som innehåller nätverksnamnet och lösenordet, och det är därför en telefon läser en sådan utan app. Den går aldrig ut, och den är själva inloggningsuppgiften. Förvara den där du förvarar lösenordet.
Att vara klar med en kod är inte samma sak som att vilja bli av med den
Att radera är ett beslut, och de flesta avstår från att fatta det. Ungefär fyra av tio undviker aktivt att radera sina egna foton och videor. Varje system vars ordning bygger på radering förblir oordnat.
Personlig information hamnar i tre högar: flyktig, aktiv, arkiverad. En kupong för den här helgen är flyktig. Kortet du använder varje vecka är aktivt. Förra årets biljett och koden från tvättmaskinskartongen är arkiverade, sparade men undanlagda. Misstaget är att aldrig flytta något till den tredje högen.
Arkivering är den version av beslutet som folk faktiskt fattar, eftersom ingenting ges upp. Vissa koder har till och med en livslängd du kan slå upp: i EU har en ny vara en lagstadgad garanti på minst två år, längre i vissa medlemsländer, och du kan bli ombedd att visa köpbevis under den tiden.
Allt det där är enklare att ordna än att diskutera. Öppna ScanKeeper och ge de tjugo koder du faktiskt bär med dig ett namn var; allt ovanför handlade om vad man gör när de är tvåhundra.
Så organiserar du sparade koder du kommer att behöva i all hast
- 01
Namnge det så som du skulle be om det
Ersätt värdet med en fras du skulle säga högt, med det särskiljande ordet först. En färg ger kortet en andra sak att känna igen.
Namnet är den enda del av ett kort som du själv har skrivit. - 02
Lägg till en mapp när listan inte längre får plats
Gruppera efter vad ett kort är till för, inte efter vilken sorts kod det bär. Under ungefär tjugo kort kostar det dig ingenting att hoppa över det här.
Mappar följer hur du använder ett kort, inte dess format. - 03
Sök när du har glömt var det tog vägen
Skriv ordet du skulle ha använt då. Biblioteket smalnar av medan du skriver, och det är vägen tillbaka till ett kort du inte kan se framför dig.
Filtreringen sker medan bokstäverna landar. - 04
Kontrollera att du öppnade rätt kort
Två liknande kort skiljer sig åt här. Kortvyn bär formatet, en kopieringsknapp för det kodade värdet och en räkning av hur ofta du har öppnat just det här.
Värdet kopieras direkt från den här panelen. - 05
Flytta undan det du är klar med
Åtgärder rymmer verktygen som arbetar med hela samlingen: mappar, arkivet som tar ett kort ur den aktiva listan och CSV-export.
Arkiverade kort lämnar listan och går fortfarande att ta tillbaka.
Vad en organiserad samling är värd när någon väntar
Att känna igen slår att komma ihåg
Att läsa namn du själv har skrivit är enklare än att plocka fram rätt ord ur minnet och skriva in det.
En kortare lista att läsa
Varje kort som en mapp döljer är ett kort mindre att läsa nästa gång du letar. Under ungefär tjugo koder gör namnen redan det jobbet.
Högen slutar växa dig över huvudet
Arkivering håller den aktiva listan lika stor som din faktiska vecka, och ingenting behöver raderas för att det ska fungera.
Bra att veta innan du börjar
Hur många sparade koder krävs innan mappar är värda att skapa?
Ungefär tjugo. Under det kostar en mapp mer tid än den sparar: du betalar för det extra steget varje gång du ska hitta något och får tillbaka en knappt kortare lista.
Mappar eller taggar?
Mappar, för en samling av den här storleken. Får folk båda, sparar och hittar de med mappar, sätter en enda tagg per objekt om de taggar alls, och klarar sig sämre med taggar.
Vad ska jag egentligen kalla ett kort?
Det du skulle säga till personen i kassan, med det särskiljande ordet först och varumärket sedan. Två personer väljer samma ord för samma sak mindre än en femtedel av gångerna.
Räcker sökning på egen hand?
Sällan. Folk söker efter sina egna filer ungefär en tiondel av gångerna och bläddrar resten, eftersom det är lättare att känna igen ett namn än att komma på ett. Sökning är sista utvägen.
Kan jag spara en biljett vars streckkod hela tiden ändras?
Du kan spara en bild av den, och den släpper inte in dig. En SafeTix-streckkod ritas om var femtonde sekund, och skärmbilder och utskrifter godtas inte vid insläppet.
Är en wifi-QR-kod värd att spara?
Den fungerar, och det är problemet. Koden är ren text som innehåller nätverksnamnet och lösenordet, den går inte ut, och alla som läser den är inne på ditt nätverk.
Vad ska jag göra med en kod jag är klar med?
Arkivera det. Att radera är ett beslut de flesta tyst undviker, så en välordnad samling kan inte bygga på det. Arkivering tar ett kort ur den aktiva listan och lämnar det möjligt att ta tillbaka.