Lịch sử quét ghi lại lúc nào, chứ không phải cái gì
Phần lớn ứng dụng quét đều giữ một lịch sử: các giá trị chúng đã đọc, mới nhất lên đầu, mỗi dòng kèm một mốc thời gian. Lấy 4006381333931 làm ví dụ — một mã EAN-13 hợp lệ, chính xác và hữu ích với một cơ sở dữ liệu sản phẩm nào đó, nhưng vô nghĩa với bạn. Lịch sử ghi lại rằng bạn đã quét một thứ gì đó, chứ không ghi lại thứ bạn đã giữ.
Tìm trong ảnh của bạn cũng không phải là câu trả lời
Thư viện ảnh đúng là có đọc chữ bên trong tấm ảnh, tốt nhất là với ảnh chụp màn hình, nhưng kiểu chữ cách điệu và nhãn bị che một nửa sẽ làm kết quả kém đi. Ngay cả khi hoạt động hoàn hảo, chúng cũng chỉ trả về một đoạn chuỗi. Đứng ở quầy, chẳng ai gõ 4006381333931. Trong đầu bạn nghĩ là cái thẻ tiệm bánh.
Mã vào bộ sưu tập từ một tấm ảnh hoặc từ nhiều tấm. Cả hai cách đều có hướng dẫn riêng, kèm ảnh chụp màn hình cho từng bước: Quét từ ảnh · Nhập hàng loạt
Cái tên in trên thẻ là từ của người khác chọn
Nghiên cứu về cách con người đặt tên cho mọi thứ nói rất thẳng. Khi được yêu cầu gọi tên cùng một vật, hai người trùng nhau chưa tới một phần năm số lần, ở mọi lĩnh vực từng thử.
Thương hiệu in trên mặt trước tấm thẻ chính là một từ như vậy, được chọn để nổi bật trên kệ hàng chứ không phải để bật ra trong đầu bạn ba tháng sau, giữa lúc có người đang đợi. Khoảng một trên năm lần thì đó cũng là từ bạn nghĩ tới.
Vậy nên hãy đặt tên thẻ theo công việc và để thương hiệu xuống sau: thẻ cửa hàng, thẻ xăng dầu, vé gửi xe. Bạn đọc đầu dòng trước khi đọc tới cuối dòng, nên từ mở đầu mới là từ làm việc. Một người có thể giữ ba mã của cùng một chuỗi cửa hàng, và cái chuỗi ấy chính là phần chúng giống nhau.
Một thư mục phải cất đi khoảng hai mươi mục thì mới đáng công
Các nghiên cứu bấm giờ người ta tìm tệp của chính mình quy thời gian về hai yếu tố: họ đi xuống bao nhiêu cấp, và có bao nhiêu mục trong tầm mắt. Mỗi cấp đi xuống tốn hơn hai giây một chút, mỗi mục thêm vào tốn khoảng một phần mười giây.
Vậy nên một thư mục chỉ bù lại được công sức của nó khi cất đi khoảng hai mươi mốt mục khỏi danh sách bạn lẽ ra phải đọc. Các thư mục mà những nghiên cứu đó quan sát chứa trung vị mười lăm mục, nên phần lớn không bù nổi. Độ sâu gây hại nhất ở cả hai thái cực, nên hãy giữ số thư mục ít thôi.
| Những mã bạn đã giữ lại | Cách tìm nhanh nhất |
|---|---|
| Up to about twenty | Tên đặt tốt, một danh sách phẳng |
| More than twenty | Thư mục*, đủ ít để nhìn một cái là thấy hết |
| You have forgotten where it went | Tìm kiếm trong toàn bộ bộ sưu tập* |
* Là một phần của ScanKeeper Premium, cùng với tính năng xuất CSV.
Vì sao người ta duyệt thay vì tìm kiếm
Người dùng thông thường chỉ tìm kiếm tệp của chính mình khoảng một phần mười số lần, và tìm kiếm tốt hơn cũng không đổi được điều đó. Duyệt đòi bạn nhận ra một cái tên; tìm kiếm đòi bạn moi cái tên đó ra từ trí nhớ rồi gõ lại. Nhãn còn kém hơn: khi có cả hai, người ta vẫn với tay tới thư mục.
Có những mã sẽ phụ bạn dù bạn sắp xếp giỏi đến đâu
Công cụ sắp xếp có tác dụng vì một mã là một chuỗi ổn định. Phần lớn đúng là vậy. Những mã không ổn định lại thường chính là những mã bạn muốn có sẵn nhất.
Những mã thay đổi ngay khi bạn đang nhìn chúng
Mã vạch vé SafeTix vẽ lại mười lăm giây một lần, và ảnh chụp màn hình hay bản in đều không được chấp nhận ở cửa vào. Mã tủ nhận hàng hết tác dụng vì một lý do khác: mã DHL Packstation được tạo lại theo chu kỳ ngắn, đều đặn, còn mã Amazon Hub và InPost ngừng hoạt động sau ba ngày.
Phiếu giảm giá thì mang theo một hạn chót. Mã dùng một lần được đánh số riêng để có thể vô hiệu hóa ngay khi sử dụng, và nhiều mã hết hạn trong một hai ngày. Nếu bạn giữ một mã như vậy, ngày tháng phải nằm trong tên thẻ, vì bản thân mã không mang theo ngày.
Mã wifi là một mật khẩu nằm trong tấm ảnh
Mã QR wifi là văn bản thuần chứa tên mạng và mật khẩu, vì thế điện thoại đọc được nó mà không cần ứng dụng nào. Nó không bao giờ hết hạn, và bản thân nó chính là thông tin đăng nhập. Hãy giữ nó ở chỗ bạn giữ mật khẩu.
Dùng xong một mã không có nghĩa là bỏ hẳn nó
Xóa là một quyết định, và phần lớn mọi người từ chối đưa ra quyết định ấy. Khoảng bốn trên mười người chủ động né tránh việc xóa ảnh và video của chính mình. Bất kỳ hệ thống nào muốn gọn gàng mà lại phụ thuộc vào việc xóa thì sẽ mãi lộn xộn.
Thông tin cá nhân rơi vào ba đống: thoáng qua, đang dùng, đã lưu trữ. Phiếu giảm giá cho cuối tuần này là thoáng qua. Tấm thẻ bạn dùng hằng tuần là đang dùng. Tấm vé năm ngoái và mã trên vỏ hộp máy giặt là đã lưu trữ — vẫn giữ nhưng để ra khỏi tầm mắt. Sai lầm nằm ở chỗ chẳng bao giờ chuyển thứ gì sang đống thứ ba.
Lưu trữ là phiên bản của quyết định đó mà người ta thực sự chịu làm, vì chẳng phải từ bỏ thứ gì. Một số mã thậm chí có tuổi thọ mà bạn tra được: ở EU, một món hàng mới có bảo hành pháp lý ít nhất hai năm, dài hơn ở một số nước thành viên, và trong thời gian đó bạn có thể bị yêu cầu xuất trình bằng chứng mua hàng.
Tất cả những điều đó sắp xếp còn dễ hơn là tranh cãi về chúng. Mở ScanKeeper và đặt cho mỗi mã trong hai mươi mã bạn thực sự mang theo một cái tên riêng; mọi thứ ở trên là dành cho lúc có hai trăm mã.
Cách sắp xếp mã đã lưu mà bạn sẽ cần đến lúc vội
- 01
Đặt tên theo cách bạn sẽ hỏi xin nó
Hãy thay dãy giá trị bằng một cụm từ bạn sẽ nói thành lời, từ phân biệt đặt lên trước. Một màu sắc cho tấm thẻ thêm dấu hiệu thứ hai để nhận ra.
Cái tên là phần duy nhất của tấm thẻ do chính bạn viết ra. - 02
Thêm thư mục khi danh sách không còn vừa nữa
Hãy nhóm theo mục đích của tấm thẻ, chứ không theo loại mã nó chứa. Dưới khoảng hai mươi thẻ, bỏ qua bước này cũng chẳng mất gì.
Thư mục đi theo cách bạn dùng một tấm thẻ, chứ không theo định dạng của nó. - 03
Tìm kiếm khi bạn đã quên thẻ nằm ở đâu
Gõ từ mà lúc đó bạn hẳn đã dùng. Thư viện thu hẹp lại theo từng chữ bạn gõ, và đó là đường quay lại với tấm thẻ bạn không hình dung nổi.
Việc lọc diễn ra ngay khi từng chữ cái được gõ vào. - 04
Kiểm tra xem bạn đã mở đúng thẻ chưa
Hai tấm thẻ na ná nhau được tách bạch ở đây. Bảng thẻ có định dạng, nút sao chép giá trị đã mã hóa, và số lần bạn đã mở đúng tấm này.
Giá trị được sao chép thẳng từ bảng này. - 05
Dọn những gì bạn đã dùng xong sang một bên
Tác vụ chứa các công cụ làm việc trên toàn bộ bộ sưu tập: thư mục, kho lưu trữ để đưa một tấm thẻ ra khỏi danh sách đang dùng, và xuất CSV.
Thẻ đã lưu trữ rời khỏi danh sách và vẫn lấy lại được.
Một bộ sưu tập gọn gàng đáng giá thế nào khi có người đang đợi
Nhận ra dễ hơn nhớ lại
Đọc những cái tên do chính bạn viết ra dễ hơn là moi đúng từ trong trí nhớ rồi gõ lại.
Danh sách ngắn hơn để đọc
Mỗi tấm thẻ mà thư mục cất khỏi tầm mắt sẽ bớt đi trong lần tìm tiếp theo. Dưới khoảng hai mươi mã, tên thẻ đã làm được việc đó rồi.
Đống ảnh thôi phình lên trước mặt bạn
Lưu trữ giữ cho danh sách đang dùng đúng bằng cỡ một tuần thực tế của bạn, và để làm được vậy thì không cần xóa gì cả.
Những điều cần biết trước khi bắt đầu
Bao nhiêu mã đã lưu thì mới đáng tạo thư mục?
Khoảng hai mươi. Dưới mức đó, thư mục tốn thời gian nhiều hơn số tiết kiệm được: bạn trả giá bằng một bước phụ trong mỗi lần tìm lại, và đổi lại chỉ là một danh sách ngắn hơn chút xíu.
Thư mục hay nhãn?
Thư mục, với bộ sưu tập cỡ này. Khi có cả hai, người ta lưu và tìm bằng thư mục, chỉ gắn đúng một nhãn cho mỗi mục nếu có gắn, và làm việc kém hơn khi dùng nhãn.
Thực ra nên đặt tên thẻ là gì?
Chính là cái tên bạn sẽ nói với người ở quầy, từ phân biệt đặt lên trước và thương hiệu đứng sau. Hai người chọn cùng một từ cho cùng một thứ chưa tới một phần năm số lần.
Chỉ tìm kiếm thôi có đủ không?
Hiếm khi. Người ta chỉ tìm kiếm tệp của chính mình khoảng một phần mười số lần, còn lại là duyệt, vì nhận ra một cái tên dễ hơn nghĩ ra nó. Tìm kiếm là phương án dự phòng.
Tôi có lưu được tấm vé mà mã vạch cứ thay đổi liên tục không?
Bạn lưu ảnh của nó được, nhưng tấm ảnh đó sẽ không đưa bạn vào trong. Mã vạch SafeTix vẽ lại mười lăm giây một lần, và ảnh chụp màn hình hay bản in đều không được chấp nhận ở cửa vào.
Có đáng giữ lại mã QR wifi không?
Nó hoạt động, và đó chính là vấn đề. Mã là văn bản thuần chứa tên mạng và mật khẩu, nó không hết hạn, và bất kỳ ai đọc được nó là vào được mạng của bạn.
Tôi nên làm gì với một mã đã dùng xong?
Hãy lưu trữ nó. Xóa là một quyết định mà phần lớn mọi người lặng lẽ né tránh, nên một bộ sưu tập gọn gàng không thể trông cậy vào việc xóa. Lưu trữ đưa một tấm thẻ ra khỏi danh sách đang dùng và vẫn để bạn lấy lại được.