スキャン履歴に残るのは、いつ読んだかであって、何を残したかではない
たいていのスキャナーアプリは履歴を残します。読み取った値が新しい順に並び、それぞれに時刻が添えられます。たとえば4006381333931。正しいEAN-13で、どこかの商品データベースにとっては正確で役に立ちますが、あなたにとっては何の意味もありません。履歴が記録しているのは、何かを読み取ったという事実であって、何を残したかではありません。
写真を検索するのも答えにはならない
写真ライブラリは画像の中の文字を読み取ります。スクリーンショットならなおさらです。ただし、装飾された書体や半分隠れたラベルでは精度が落ちます。完璧に働いたとしても、返ってくるのは文字列の一部です。カウンターの前で4006381333931と打つ人はいません。頭に浮かぶのは「パン屋のあれ」です。
コードをコレクションに入れる経路は、画像1枚からと、まとめて何枚もからの2つです。 どちらの方法にも専用のガイドがあり、各手順にスクリーンショットが付いています: 画像からスキャン · 一括読み込み
カードに書かれている名前は、他人が付けた呼び方
人がものに名前を付ける仕組みについての研究結果は、そっけないものです。同じものに名前を付けてもらうと、2人が同じ言葉にたどり着く割合は5分の1に届かず、これは調べたすべての分野で同じでした。
カードの表に書かれたブランド名も、そうした言葉のひとつです。棚で目立つように選ばれた名前であって、3か月後に誰かを待たせながら思い出すために選ばれたものではありません。それがあなたの言葉と一致するのは、5回に1回ほどです。
ですから、カードには用途で名前を付け、ブランド名は後ろに回します。店舗カード、給油カード、駐車許可証といった具合です。一覧は左端から読むので、先頭の言葉が仕事をします。同じチェーンのコードを1人で3枚持つこともあり、共通しているのはまさにそのチェーン名です。
フォルダは20件ほど減らして初めて元が取れる
人が自分のファイルを探す時間を測った研究では、その時間が2つの要素で説明できました。何階層下りたかと、視界に何件並んでいたかです。1階層下りるごとに2秒あまり、項目が1件増えるごとに0.1秒ほどかかっていました。
したがってフォルダが元を取るのは、そうしなければ読むことになる一覧から21件ほどを取り除いたときです。これらの研究で観察されたフォルダの中身は中央値で15件だったので、多くは元を取れていませんでした。階層は深すぎても浅すぎても不利になるので、フォルダの数は少なく保ってください。
| 保存しているコード | いちばん速く見つかる方法 |
|---|---|
| Up to about twenty | 分かりやすい名前と、階層なしの一覧 |
| More than twenty | フォルダ*。ひと目で読める数だけ |
| You have forgotten where it went | コレクション全体の検索* |
* CSV書き出しとともに、ScanKeeper Premiumに含まれます。
人が検索せずに一覧をたどる理由
一般的な利用者が自分のファイルを検索で探すのは全体の1割ほどで、検索の性能を上げてもこの割合は変わりません。一覧をたどるときに必要なのは名前を見て分かることで、検索で必要なのは名前を記憶から引き出して打つことです。タグはさらに分が悪く、両方を使える環境では、人はフォルダに手を伸ばします。
どれだけうまく整理しても、役に立たないコードはある
整理が成り立つのは、コードが変わらない文字列だからです。ほとんどのコードはそうです。そうでないものに限って、いちばん手元に用意しておきたいコードだったりします。
見ている間に変わってしまうコード
SafeTixのチケットバーコードは15秒ごとに描き直され、スクリーンショットや印刷は入場時に受け付けられません。宅配ロッカーのコードは別の理由で古くなります。DHL Packstationのコードは短い間隔で繰り返し再生成され、Amazon HubとInPostのコードは3日で使えなくなります。
クーポンにあるのは期限のほうです。1回限りのコードは、使用時に無効にできるよう連番で発行されており、1〜2日で失効するものも珍しくありません。残しておくなら、期限は名前に入れてください。コード自体は期限を持っていないからです。
Wi-Fiのコードは、画像になったパスワード
Wi-FiのQRコードは、ネットワーク名とパスワードを収めただけのテキストです。だからアプリなしでもスマートフォンが読み取れます。有効期限はなく、これ自体が認証情報そのものです。パスワードを保管している場所と同じ場所に置いてください。
使い終わったコードと、もう手放してよいコードは別物
削除は判断であり、多くの人はその判断を下しません。およそ10人に4人が、自分の写真や動画を削除することを積極的に避けています。整った状態を削除に頼る仕組みは、いつまでも整いません。
個人の情報は3つの山に分かれます。一時的なもの、いま使っているもの、しまってあるものです。今週末のクーポンは一時的なものです。毎週使うカードは、いま使っているものです。去年のチケットや洗濯機の箱に付いていたコードは、残してはあるが手前には置かない、しまってあるものです。うまくいかなくなるのは、3つ目の山へ何も移さない場合です。
アーカイブなら何も手放さずに済むので、人が実際に下せる判断になります。コードによっては、使える期間を調べられるものもあります。EUでは新品の商品に最低2年の法定保証が付き、加盟国によってはさらに長く、その間に購入の証明を求められることがあります。
どれも、議論するより先に手を動かしたほうが早い話です。ScanKeeperを開く。実際に持ち歩いている20件のコードに、ひとつずつ名前を付けてみてください。ここまでの内容は、それが200件になったときのためのものです。
急いで使うコードを整理する手順
- 01
人に頼むときの言い方で名前を付ける
値を、口に出して言うときの言い方に置き換え、見分けのつく言葉を先頭に置きます。色を付ければ、見分ける手がかりがもうひとつ増えます。
名前は、カードの中で唯一あなた自身が書いた部分です。 - 02
一覧に収まらなくなったらフォルダを作る
どんな種類のコードかではなく、何に使うカードかでまとめます。20枚ほどまでなら、この手順を飛ばしても損はありません。
フォルダはコードの形式ではなく、カードの使い方に合わせます。 - 03
どこへ入れたか忘れたときは検索する
そのとき使っていたはずの言葉を入力します。打つそばからライブラリが絞り込まれ、姿を思い出せないカードにもたどり着けます。
文字を打つそばから絞り込まれます。 - 04
開いたカードが合っているか確かめる
似た2枚のカードは、ここで見分けが付きます。カードの画面には、形式と、値をコピーするボタン、そしてこのカードを開いた回数が表示されます。
値はこの画面からそのままコピーできます。 - 05
使い終わったものを脇にどける
「アクション」には、コレクション全体に効く道具がまとまっています。フォルダ、使用中の一覧からカードを外すアーカイブ、そしてCSV書き出しです。
アーカイブしたカードは一覧から外れますが、いつでも戻せます。
誰かを待たせているとき、整理されたコレクションが何の役に立つか
思い出すより、見て分かるほうが速い
自分で書いた名前を読むほうが、正しい言葉を記憶から引き出して打ち込むより簡単です。
読む一覧が短くなる
フォルダが視界から外したカードの分だけ、次に探すときの手間が減ります。20件ほどまでなら、その役割は名前だけで足ります。
増え続ける山ではなくなる
アーカイブすれば、使用中の一覧は実際の1週間に見合う大きさに保たれます。そのために何かを削除する必要はありません。
始める前に知っておくこと
保存したコードが何件になったらフォルダを作るべきですか？
20件ほどからです。それより少ないうちは、フォルダは節約する以上の時間を奪います。取り出すたびに1手増える一方で、短くなる一覧はごくわずかだからです。
フォルダとタグ、どちらがよいですか？
この規模のコレクションならフォルダです。両方使える環境でも、人はフォルダで保存して取り出し、タグを付けるとしても1件につき1つで、タグからの成績はむしろ落ちます。
カードには実際どんな名前を付ければよいですか？
カウンターの相手に言うであろう言葉です。見分けのつく言葉を先に、ブランド名を後に置きます。同じものに2人が同じ言葉を選ぶ割合は、5分の1に届きません。
検索だけで足りますか？
足りないことが多いです。人が自分のファイルを検索で探すのは全体の1割ほどで、残りは一覧をたどって探します。名前を見て思い出すほうが、思い出して打つより簡単だからです。検索は最後の受け皿です。
バーコードが変わり続けるチケットは保存できますか？
画像として保存はできますが、それでは入場できません。SafeTixのバーコードは15秒ごとに描き直され、スクリーンショットや印刷は入場時に受け付けられません。
Wi-FiのQRコードは保存する価値がありますか？
使えてしまうことが問題です。このコードはネットワーク名とパスワードを収めただけのテキストで、有効期限がなく、読み取った人は誰でもあなたのネットワークに入れます。
使い終わったコードはどうすればよいですか？
アーカイブしてください。削除は多くの人が黙って避ける判断なので、整理された状態を削除に頼らせることはできません。アーカイブすれば、カードは使用中の一覧から外れ、必要になれば戻せます。