Riwayat pemindaian mencatat kapan, bukan apa
Sebagian besar aplikasi pemindai menyimpan riwayat: nilai yang pernah dibacanya, terbaru di atas, dengan waktu di sebelah masing-masing. Ambil contoh 4006381333931 — sebuah EAN-13 yang sah, persis dan berguna bagi suatu basis data produk di suatu tempat, dan tidak berarti apa-apa bagi Anda. Riwayat mencatat bahwa Anda pernah memindai sesuatu, bukan apa yang Anda simpan.
Mencari di antara foto Anda juga bukan jawabannya
Pustaka foto memang membaca teks di dalam gambar, paling bagus pada tangkapan layar, tetapi huruf bergaya dan label yang setengah tertutup menurunkan hasilnya. Bahkan saat bekerja sempurna, yang dikembalikannya hanyalah potongan teks. Di meja kasir tidak ada yang mengetik 4006381333931. Yang terlintas di kepala Anda adalah kartu toko roti.
Kode masuk ke koleksi dari satu gambar atau dari banyak gambar. Kedua cara punya panduannya sendiri, lengkap dengan tangkapan layar tiap langkah: Pindai dari gambar · Impor massal
Nama di kartu itu adalah kata pilihan orang lain
Riset tentang cara orang menamai sesuatu berkata terus terang. Diminta menamai benda yang sama, dua orang berhenti pada istilah yang sama kurang dari seperlima kasus, di setiap bidang yang diuji.
Merek di muka sebuah kartu adalah salah satu kata semacam itu, dipilih agar menonjol di rak, bukan agar muncul di kepala Anda tiga bulan kemudian sementara ada orang menunggu. Kira-kira satu dari lima kali, kata itu kebetulan juga kata Anda.
Jadi namai kartu menurut fungsinya dan taruh mereknya di urutan kedua: kartu belanja, kartu bahan bakar, izin parkir. Anda membaca awal sebuah baris sebelum akhirnya, jadi kata pembukalah yang bekerja. Satu orang bisa memegang tiga kode dari jaringan toko yang sama, dan justru jaringan itulah kesamaan ketiganya.
Sebuah folder harus menyingkirkan sekitar dua puluh hal sebelum sepadan
Studi yang mengukur waktu orang menemukan berkasnya sendiri mencocokkan waktu itu dengan dua hal: berapa banyak langkah turun yang mereka tempuh, dan berapa banyak item yang terlihat. Satu langkah turun memakan sedikit lebih dari dua detik, setiap item tambahan sekitar sepersepuluh detik.
Jadi sebuah folder baru menutup ongkosnya begitu ia menyingkirkan sekitar dua puluh satu item dari daftar yang tadinya harus Anda baca. Folder yang diamati dalam studi-studi itu berisi lima belas item pada nilai tengahnya, jadi sebagian besar belum menutup ongkosnya. Kedalaman paling buruk di kedua ujungnya, jadi buatlah folder sesedikit mungkin.
| Kode yang sudah Anda simpan | Yang paling cepat menemukannya |
|---|---|
| Up to about twenty | Nama yang baik, satu daftar datar |
| More than twenty | Folder*, cukup sedikit untuk dibaca sekilas |
| You have forgotten where it went | Pencarian di seluruh koleksi* |
* Bagian dari ScanKeeper Premium, bersama ekspor CSV.
Mengapa orang menelusuri alih-alih mencari
Pengguna pada umumnya mencari berkasnya sendiri lewat pencarian kira-kira sepersepuluh dari waktu mereka, dan pencarian yang lebih baik tidak mengubahnya. Menelusuri meminta Anda mengenali sebuah nama; pencarian meminta Anda memunculkan nama dari ingatan lalu mengetiknya. Tag lebih buruk lagi: diberi keduanya, orang tetap meraih folder.
Sebagian kode akan mengecewakan Anda sebaik apa pun Anda mengarsipkannya
Pengelola bekerja karena kode adalah rangkaian karakter yang tetap. Sebagian besar memang begitu. Yang tidak begitu justru cenderung kode yang paling ingin Anda siapkan.
Kode yang berubah sementara Anda menatapnya
Kode batang tiket SafeTix digambar ulang setiap lima belas detik, dan tangkapan layar maupun hasil cetak tidak diterima di pintu masuk. Kode loker paket basi karena alasan lain: kode DHL Packstation dibuat ulang dalam selang waktu pendek dan teratur, sedangkan kode Amazon Hub dan InPost berhenti berfungsi setelah tiga hari.
Kupon justru membawa tenggat. Kode sekali pakai diberi nomor seri agar bisa dibatalkan begitu ditukarkan, dan banyak yang kedaluwarsa dalam sehari dua hari. Jika Anda menyimpannya, tanggalnya sebaiknya masuk ke dalam nama, karena kodenya sendiri tidak membawanya.
Kode wifi adalah kata sandi dalam bentuk gambar
Kode QR wifi adalah teks biasa yang memuat nama jaringan dan kata sandinya — itulah sebabnya ponsel bisa membacanya tanpa aplikasi. Kode itu tidak pernah kedaluwarsa, dan ia memang kredensialnya sendiri. Simpan di tempat Anda menyimpan kata sandi.
Selesai dengan sebuah kode bukan berarti selesai selamanya
Menghapus adalah sebuah keputusan, dan kebanyakan orang menolak mengambilnya. Sekitar empat dari sepuluh orang secara aktif menghindari menghapus foto dan video mereka sendiri. Sistem apa pun yang kerapiannya bergantung pada penghapusan akan tetap berantakan.
Informasi pribadi jatuh ke dalam tiga tumpukan: sesaat, aktif, dan terarsip. Kupon untuk akhir pekan ini bersifat sesaat. Kartu yang Anda pakai tiap minggu bersifat aktif. Tiket tahun lalu dan kode dari kardus mesin cuci sudah terarsip — disimpan, tetapi tidak menghalangi. Kegagalannya adalah tidak pernah memindahkan apa pun ke tumpukan ketiga.
Mengarsipkan adalah versi keputusan itu yang benar-benar akan diambil orang, karena tidak ada yang direlakan. Sebagian kode bahkan punya masa berlaku yang bisa Anda cari tahu: di Uni Eropa, barang baru membawa jaminan hukum minimal dua tahun, lebih lama di beberapa negara anggota, dan selama masa itu Anda bisa saja diminta menunjukkan bukti pembelian.
Semua itu lebih mudah dibereskan daripada diperdebatkan. Buka ScanKeeper dan beri nama masing-masing pada dua puluh kode yang benar-benar Anda bawa; semua yang di atas tadi adalah untuk saat jumlahnya dua ratus.
Cara mengatur kode tersimpan yang akan Anda butuhkan dengan tergesa
- 01
Beri nama seperti saat Anda menyebutkannya
Ganti nilainya dengan frasa yang akan Anda ucapkan, kata pembedanya lebih dulu. Warna memberi kartu itu satu hal kedua untuk dikenali.
Nama adalah satu-satunya bagian kartu yang Anda tulis sendiri. - 02
Tambahkan folder begitu daftarnya tidak lagi muat
Kelompokkan berdasarkan kegunaan kartu, bukan berdasarkan jenis kode yang dibawanya. Di bawah sekitar dua puluh kartu, melewatkan langkah ini tidak merugikan Anda sama sekali.
Folder mengikuti cara Anda memakai kartu, bukan formatnya. - 03
Cari saat Anda lupa kartunya ke mana
Ketik kata yang akan Anda pakai saat itu. Pustaka menyempit seiring Anda mengetik, dan itulah jalan kembali ke kartu yang tidak bisa Anda bayangkan wujudnya.
Penyaringan terjadi seiring huruf yang Anda ketik. - 04
Pastikan Anda membuka yang benar
Dua kartu yang mirip terpisah di sini. Lembar kartu memuat formatnya, tombol salin untuk nilai yang dikodekan, dan hitungan seberapa sering Anda membuka kartu ini.
Nilainya bisa langsung disalin dari lembar ini. - 05
Singkirkan apa yang sudah selesai Anda pakai
Layar Tindakan memuat alat yang bekerja pada seluruh koleksi: folder, arsip yang mengeluarkan kartu dari daftar aktif, dan ekspor CSV.
Kartu yang diarsipkan keluar dari daftar dan tetap bisa dipulihkan.
Nilai sebuah koleksi yang tertata saat ada orang menunggu
Mengenali mengalahkan mengingat
Membaca nama yang Anda tulis sendiri lebih mudah daripada memunculkan kata yang tepat dari ingatan lalu mengetiknya.
Daftar yang lebih pendek untuk dibaca
Setiap kartu yang disingkirkan folder dari pandangan adalah satu kartu yang tidak perlu Anda baca pada pencarian berikutnya. Di bawah sekitar dua puluh kode, nama sudah mengerjakan tugas itu.
Tumpukan itu berhenti bertambah
Mengarsipkan menjaga daftar aktif tetap seukuran minggu Anda yang sebenarnya, dan tidak ada yang perlu dihapus agar itu berhasil.
Yang perlu diketahui sebelum memulai
Berapa banyak kode tersimpan sebelum folder layak dibuat?
Sekitar dua puluh. Di bawah itu, folder memakan waktu lebih banyak daripada yang dihematnya: Anda membayar satu langkah tambahan pada setiap pencarian dan hanya mendapat daftar yang nyaris tidak lebih pendek.
Folder atau tag?
Folder, untuk koleksi seukuran ini. Diberi keduanya, orang menyimpan dan mencari lewat folder, memakai satu tag per item kalau memang menandai, dan hasilnya lebih buruk lewat tag.
Sebenarnya sebuah kartu sebaiknya saya namai apa?
Apa yang akan Anda katakan kepada orang di meja kasir, kata pembeda lebih dulu dan merek di urutan kedua. Dua orang memilih istilah yang sama untuk benda yang sama kurang dari seperlima kasus.
Apakah pencarian saja sudah cukup?
Jarang. Orang mencari berkasnya sendiri lewat pencarian kira-kira sepersepuluh dari waktu mereka dan menelusuri untuk sisanya, karena mengenali sebuah nama lebih mudah daripada memunculkannya. Pencarian adalah jaring pengaman.
Bisakah saya menyimpan tiket yang kode batangnya terus berubah?
Anda bisa menyimpan gambarnya, dan gambar itu tidak akan meloloskan Anda masuk. Kode batang SafeTix digambar ulang setiap lima belas detik, dan tangkapan layar maupun hasil cetak tidak diterima di pintu masuk.
Apakah kode QR wifi layak disimpan?
Ia berfungsi, dan justru itu masalahnya. Kodenya adalah teks biasa yang memuat nama jaringan dan kata sandinya, tidak pernah kedaluwarsa, dan siapa pun yang membacanya langsung masuk ke jaringan Anda.
Apa yang harus saya lakukan pada kode yang sudah selesai saya pakai?
Arsipkan. Menghapus adalah keputusan yang diam-diam dihindari kebanyakan orang, jadi koleksi yang rapi tidak bisa bergantung padanya. Mengarsipkan mengeluarkan kartu dari daftar aktif dan tetap membiarkannya bisa dipulihkan.