स्कैन इतिहास यह दर्ज करता है कि कब, यह नहीं कि क्या
ज़्यादातर स्कैनर ऐप एक इतिहास रखते हैं: पढ़े गए मान, सबसे नया सबसे ऊपर, और हर एक के बगल में समय। 4006381333931 को लीजिए — एक वैध EAN-13, कहीं किसी प्रोडक्ट डेटाबेस के लिए सटीक और काम का, और आपके लिए बेमानी। इतिहास यह दर्ज करता है कि आपने कुछ स्कैन किया था, यह नहीं कि आपने क्या सहेजा।
अपनी फ़ोटो में खोजना भी इसका जवाब नहीं
फ़ोटो लाइब्रेरी तस्वीरों के भीतर का टेक्स्ट पढ़ती तो हैं, और स्क्रीनशॉट पर सबसे अच्छा पढ़ती हैं, पर सजी-सजाई लिखावट और आधे ढँके लेबल उन्हें कमज़ोर कर देते हैं। पूरी तरह ठीक काम करने पर भी वे बस एक टुकड़ा लौटाती हैं। काउंटर पर कोई 4006381333931 नहीं टाइप करता। आपके दिमाग में तो बेकरी वाला आता है।
कोड संग्रह में एक तस्वीर से भी आता है और कई तस्वीरों से भी। दोनों रास्तों की अपनी गाइड है, हर चरण के स्क्रीनशॉट के साथ: तस्वीर से स्कैन करें · बल्क इम्पोर्ट
कार्ड पर लिखा नाम किसी और का चुना हुआ शब्द है
लोग चीज़ों के नाम कैसे रखते हैं, इस पर हुआ शोध दो-टूक है। एक ही चीज़ का नाम पूछने पर दो लोग पाँचवें हिस्से से भी कम मौकों पर एक ही शब्द पर पहुँचते हैं, और यह हर परखे गए क्षेत्र में सही उतरा।
कार्ड के सामने लिखा ब्रांड ऐसा ही एक शब्द है, जो शेल्फ़ पर अलग दिखने के लिए चुना गया था, इसलिए नहीं कि तीन महीने बाद किसी के इंतज़ार करते वक्त आपके दिमाग में आ जाए। पाँच में से करीब एक बार वह आपके मन का शब्द भी होता है।
इसलिए कार्ड का नाम काम के हिसाब से रखें और ब्रांड को दूसरे नंबर पर: स्टोर कार्ड, ईंधन कार्ड, पार्किंग परमिट। आप पंक्ति का अंत पढ़ने से पहले उसकी शुरुआत पढ़ते हैं, इसलिए काम पहला शब्द ही करता है। एक ही व्यक्ति के पास एक ही चेन के तीन कोड हो सकते हैं, और चेन तो उन तीनों में साझा ही है।
फ़ोल्डर तभी फ़ायदे का होता है जब वह करीब बीस चीज़ें नज़र से हटा दे
जिन अध्ययनों में लोगों के अपनी फ़ाइलें ढूँढ़ने का समय नापा गया, उनमें यह समय दो बातों से बैठा: वे कितने कदम नीचे गए, और नज़र के सामने कितनी चीज़ें थीं। एक कदम नीचे जाने में दो सेकंड से कुछ ज़्यादा लगे, और हर अतिरिक्त चीज़ पर सेकंड का करीब दसवाँ हिस्सा।
यानी फ़ोल्डर अपनी कीमत तभी वसूल करता है जब वह उस सूची से करीब इक्कीस चीज़ें हटा दे जिसे आप वरना पढ़ते। उन अध्ययनों में देखे गए फ़ोल्डरों में माध्यिका पंद्रह चीज़ों की थी, यानी ज़्यादातर अपनी कीमत नहीं वसूल रहे थे। गहराई दोनों छोरों पर सबसे बुरी पड़ती है, इसलिए फ़ोल्डर थोड़े ही रखें।
| आपके सहेजे हुए कोड | कौन सबसे तेज़ी से ढूँढ़ निकालता है |
|---|---|
| Up to about twenty | अच्छे नाम, एक ही सपाट सूची |
| More than twenty | फ़ोल्डर*, इतने कम कि एक नज़र में पढ़े जा सकें |
| You have forgotten where it went | पूरे संग्रह में खोज* |
* CSV एक्सपोर्ट के साथ, ScanKeeper Premium का हिस्सा।
लोग खोजने के बजाय ब्राउज़ क्यों करते हैं
आम उपयोगकर्ता अपनी फ़ाइलें करीब दसवें हिस्से मौकों पर ही खोजते हैं, और बेहतर खोज से यह नहीं बदलता। ब्राउज़ करने में आपको नाम पहचानना होता है; खोजने में उसे याद से निकालकर टाइप करना पड़ता है। टैग का हाल और बुरा है: दोनों मिलने पर लोग फ़ोल्डर ही उठाते हैं।
कुछ कोड आपको धोखा देंगे ही, आप उन्हें कितने भी करीने से रखें
ऑर्गनाइज़र इसलिए काम करता है क्योंकि कोड एक स्थिर स्ट्रिंग होता है। ज़्यादातर होते भी हैं। जो नहीं होते, वे अक्सर वही कोड निकलते हैं जिन्हें आप सबसे ज़्यादा तैयार रखना चाहेंगे।
वे कोड जो आपके देखते-देखते बदल जाते हैं
SafeTix टिकट का बारकोड हर पंद्रह सेकंड में दोबारा बनता है, और प्रवेश पर स्क्रीनशॉट या प्रिंटआउट स्वीकार नहीं किए जाते। पार्सल लॉकर के कोड किसी और वजह से बासी पड़ते हैं: DHL Packstation के कोड छोटे-छोटे नियमित अंतराल पर दोबारा बनते हैं, और Amazon Hub व InPost के कोड तीन दिन बाद काम करना बंद कर देते हैं।
कूपन के साथ इसके बजाय एक आख़िरी तारीख चलती है। एक बार इस्तेमाल होने वाला कोड क्रमांकित होता है ताकि भुनाते ही उसे रद्द किया जा सके, और कई कूपन एक-दो दिन में ही समाप्त हो जाते हैं। अगर आप कोई रख रहे हैं, तो तारीख नाम में डालें, क्योंकि कोड में वह होती नहीं।
वाई-फ़ाई कोड तस्वीर में रखा पासवर्ड है
वाई-फ़ाई QR कोड सादा टेक्स्ट होता है जिसमें नेटवर्क का नाम और पासवर्ड रहता है, इसीलिए फ़ोन उसे बिना किसी ऐप के पढ़ लेता है। वह कभी समाप्त नहीं होता, और वही खुद प्रमाण-पत्र है। उसे वहीं रखें जहाँ आप पासवर्ड रखते हैं।
कोड से काम निकल जाना और उसे हमेशा के लिए छोड़ देना, दोनों एक बात नहीं
मिटाना एक फ़ैसला है, और ज़्यादातर लोग वह फ़ैसला करने से इनकार कर देते हैं। दस में से करीब चार लोग अपनी फ़ोटो और वीडियो मिटाने से जान-बूझकर बचते हैं। जिस भी व्यवस्था का साफ़ रहना मिटाने पर टिका हो, वह अव्यवस्थित ही रहेगी।
निजी जानकारी तीन ढेरों में बँटती है: क्षणिक, चालू, और आर्काइव किया हुआ। इस सप्ताहांत का कूपन क्षणिक है। जो कार्ड आप हर हफ़्ते इस्तेमाल करते हैं वह चालू है। पिछले साल का टिकट और वॉशिंग मशीन के डिब्बे का कोड आर्काइव किए हुए हैं — रखे हुए, पर रास्ते से हटे हुए। चूक यह होती है कि तीसरे ढेर में कभी कुछ डाला ही नहीं जाता।
आर्काइव करना उसी फ़ैसले का वह रूप है जिसे लोग सचमुच कर लेते हैं, क्योंकि इसमें कुछ छोड़ना नहीं पड़ता। कुछ कोड की उम्र तो आप देख भी सकते हैं: EU में नई चीज़ पर कम से कम दो साल की कानूनी गारंटी होती है, कुछ सदस्य देशों में उससे भी लंबी, और उस दौरान आपसे खरीद का प्रमाण दिखाने को कहा जा सकता है।
इन सबका इंतज़ाम करना इन पर बहस करने से आसान है। ScanKeeper खोलें और जो बीस कोड आप वाकई साथ रखते हैं, उनमें से हर एक को नाम दें; ऊपर जो कुछ था वह तब के लिए था जब दो सौ हों।
जिन सहेजे कोड की जल्दी में ज़रूरत पड़ेगी, उन्हें कैसे व्यवस्थित करें
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उसे वैसा नाम दें जैसे आप उसे माँगेंगे
मान की जगह ऐसा वाक्यांश रखें जो आप बोलकर कहेंगे, और फ़र्क बताने वाला शब्द सबसे पहले। रंग कार्ड को पहचानने की दूसरी चीज़ दे देता है।
कार्ड का सिर्फ़ नाम ही वह हिस्सा है जो आपने खुद लिखा है। - 02
जब सूची एक नज़र में समाना बंद कर दे, तब फ़ोल्डर बनाएँ
समूह इस हिसाब से बनाएँ कि कार्ड किस काम का है, इस हिसाब से नहीं कि उस पर किस तरह का कोड है। करीब बीस कार्ड से कम पर यह छोड़ देने में कोई नुकसान नहीं।
फ़ोल्डर इस बात से बनते हैं कि आप कार्ड कैसे इस्तेमाल करते हैं, उसके फ़ॉर्मेट से नहीं। - 03
जब याद न रहे कि वह कहाँ गया, तब खोजें
वही शब्द टाइप करें जो आपने उस वक्त इस्तेमाल किया होता। टाइप करते-करते लाइब्रेरी सिमटती जाती है, और जिस कार्ड की तस्वीर आपके ज़ेहन में नहीं है, वहाँ तक लौटने का रास्ता यही है।
अक्षर पड़ते ही फ़िल्टर होता जाता है। - 04
जाँच लें कि खुला हुआ वही है जो चाहिए था
दो मिलते-जुलते कार्ड यहीं अलग हो जाते हैं। कार्ड की शीट पर फ़ॉर्मेट होता है, एन्कोड किए गए मान के लिए कॉपी बटन, और यह गिनती कि आपने इसे कितनी बार खोला।
मान सीधे इसी शीट से कॉपी हो जाता है। - 05
जिससे काम निकल चुका है, उसे रास्ते से हटा दें
Actions में वे टूल रहते हैं जो पूरे संग्रह पर काम करते हैं: फ़ोल्डर, वह आर्काइव जो कार्ड को सक्रिय सूची से बाहर कर देता है, और CSV एक्सपोर्ट।
आर्काइव किए कार्ड सूची से हट जाते हैं और वापस लाए जा सकते हैं।
जब कोई इंतज़ार कर रहा हो, तब व्यवस्थित संग्रह की कीमत
पहचानना याद करने से बेहतर है
अपने लिखे नाम पढ़ लेना, याद से सही शब्द निकालकर टाइप करने से आसान है।
पढ़ने के लिए छोटी सूची
फ़ोल्डर जिस भी कार्ड को नज़र से हटाता है, वह अगली बार कार्ड ढूँढ़ने के काम से घट जाता है। करीब बीस कोड से कम पर नाम यह काम पहले ही कर देते हैं।
ढेर बढ़कर आप पर हावी होना बंद कर देता है
आर्काइव करने से सक्रिय सूची उतनी ही बड़ी रहती है जितना आपका असली हफ़्ता है, और इसके लिए कुछ भी मिटाना नहीं पड़ता।
शुरू करने से पहले क्या जानें
कितने सहेजे कोड के बाद फ़ोल्डर बनाना फ़ायदे का होता है?
करीब बीस। उससे कम पर फ़ोल्डर जितना समय बचाता है उससे ज़्यादा लेता है: हर बार कार्ड निकालते समय आप एक अतिरिक्त कदम की कीमत चुकाते हैं और बदले में बस ज़रा-सी छोटी सूची पाते हैं।
फ़ोल्डर या टैग?
इतने बड़े संग्रह के लिए फ़ोल्डर। दोनों मिलने पर लोग रखने और निकालने के लिए फ़ोल्डर ही इस्तेमाल करते हैं, टैग लगाते भी हैं तो हर चीज़ पर एक ही, और टैग से नतीजे खराब रहते हैं।
कार्ड को असल में क्या नाम दूँ?
जो आप काउंटर पर खड़े व्यक्ति से कहेंगे — फ़र्क बताने वाला शब्द पहले, ब्रांड दूसरे नंबर पर। एक ही चीज़ के लिए दो लोग पाँचवें हिस्से से भी कम मौकों पर एक ही शब्द चुनते हैं।
क्या अकेली खोज काफ़ी है?
कम ही। लोग अपनी फ़ाइलें करीब दसवें हिस्से मौकों पर ही खोजते हैं और बाकी समय ब्राउज़ करते हैं, क्योंकि नाम पहचानना उसे याद से निकालने से आसान है। खोज आख़िरी सहारा है।
क्या मैं ऐसा टिकट सहेज सकता हूँ जिसका बारकोड बदलता रहता है?
आप उसकी तस्वीर सहेज तो सकते हैं, पर वह आपको अंदर नहीं ले जाएगी। SafeTix बारकोड हर पंद्रह सेकंड में दोबारा बनता है, और प्रवेश पर स्क्रीनशॉट या प्रिंटआउट स्वीकार नहीं किए जाते।
क्या वाई-फ़ाई QR कोड रखने लायक है?
यह चलता है, और यही दिक्कत है। कोड सादा टेक्स्ट है जिसमें नेटवर्क का नाम और पासवर्ड रहता है, वह समाप्त नहीं होता, और जो भी उसे पढ़ ले वह आपके नेटवर्क पर आ जाता है।
जिस कोड से काम निकल चुका है, उसका क्या करूँ?
उसे आर्काइव कर दें। मिटाना ऐसा फ़ैसला है जिसे ज़्यादातर लोग चुपचाप टालते रहते हैं, इसलिए साफ़-सुथरा संग्रह उस पर टिक नहीं सकता। आर्काइव करने से कार्ड सक्रिय सूची से बाहर चला जाता है और वापस भी लाया जा सकता है।