Een scangeschiedenis legt vast wanneer, niet wat
De meeste scanner-apps houden een geschiedenis bij: de waarden die ze hebben gelezen, nieuwste eerst, met een tijd ernaast. Neem 4006381333931 — een geldige EAN-13, exact en bruikbaar voor een of andere productdatabase, en betekenisloos voor jou. Een geschiedenis legt vast dát je iets hebt gescand, niet wat je hebt bewaard.
Je foto's doorzoeken is ook niet het antwoord
Fotobibliotheken lezen wel degelijk tekst in afbeeldingen, het best op schermafbeeldingen, maar opgemaakte letters en half bedekte labels maken het resultaat slechter. Zelfs als het perfect werkt, krijg je een stuk van de tekst terug. Bij de kassa typt niemand 4006381333931. Je denkt: die van de bakker.
Een code komt in de verzameling terecht vanuit één afbeelding of vanuit heel veel tegelijk. Beide routes hebben een eigen handleiding, met een schermafbeelding bij elke stap: Scannen vanuit een afbeelding · Bulkimport
De naam op de kaart is andermans woord ervoor
Onderzoek naar hoe mensen dingen benoemen is onverbiddelijk. Vraag twee mensen hetzelfde voorwerp te benoemen en ze komen in minder dan een vijfde van de gevallen op dezelfde term uit, in elk onderzocht domein.
Het merk op de voorkant van een kaart is zo'n woord, gekozen om op te vallen in een schap en niet om drie maanden later bij je boven te komen terwijl iemand staat te wachten. Ongeveer één op de vijf keer is het ook jouw woord.
Noem een kaart dus naar de taak en zet het merk erachter: winkelkaart, tankkaart, parkeervergunning. Je leest het begin van een regel eerder dan het eind, dus het eerste woord doet het werk. Eén persoon kan drie codes van dezelfde keten hebben, en juist de keten is wat ze delen.
Een map loont pas als hij zo'n twintig dingen wegneemt
Onderzoeken die mensen klokten terwijl ze hun eigen bestanden zochten, brachten die tijd terug tot twee dingen: hoeveel stappen ze naar beneden gingen, en hoeveel items er in beeld stonden. Een stap naar beneden kostte iets meer dan twee seconden, elk extra item ongeveer een tiende seconde.
Een map verdient zichzelf dus pas terug zodra hij zo'n eenentwintig items weghaalt uit de lijst die je anders zou doorlopen. De mappen in die onderzoeken bevatten er mediaan vijftien, dus de meeste verdienden zichzelf niet terug. Diepte pakt aan beide uitersten het slechtst uit, dus houd het aantal mappen klein.
| Codes die je hebt bewaard | Wat er het snelst een vindt |
|---|---|
| Up to about twenty | Goede namen, één platte lijst |
| More than twenty | Mappen*, weinig genoeg om in één oogopslag te lezen |
| You have forgotten where it went | Zoeken in de hele verzameling* |
* Onderdeel van ScanKeeper Premium, samen met CSV-export.
Waarom mensen bladeren in plaats van zoeken
Doorsneegebruikers zoeken hun eigen bestanden ongeveer een tiende van de tijd, en beter zoeken verandert daar niets aan. Bladeren vraagt je een naam te herkennen; zoeken vraagt je er een uit je geheugen op te diepen en in te typen. Tags doen het slechter: met allebei binnen handbereik grijpen mensen naar mappen.
Sommige codes laten je in de steek, hoe goed je ze ook opbergt
Een organizer werkt omdat een code een vaste tekenreeks is. De meeste zijn dat. De codes die dat niet zijn, zijn meestal juist de codes die je het liefst klaar zou hebben.
Codes die veranderen terwijl je ernaar kijkt
Een SafeTix-ticketbarcode wordt elke vijftien seconden opnieuw getekend, en schermafbeeldingen en afdrukken worden bij de ingang niet geaccepteerd. Codes voor pakketautomaten verlopen om een andere reden: DHL Packstation-codes worden met korte, vaste tussenpozen opnieuw aangemaakt, en codes van Amazon Hub en InPost werken na drie dagen niet meer.
Kortingsbonnen hebben in plaats daarvan een uiterste datum. Een code voor eenmalig gebruik krijgt een uniek nummer zodat hij bij inwisseling ongeldig kan worden gemaakt, en veel bonnen verlopen binnen een dag of twee. Bewaar je er een, dan hoort de datum in de naam, want de code draagt hem niet.
Een wifi-code is een wachtwoord in een afbeelding
Een wifi-QR-code is platte tekst met de netwerknaam en het wachtwoord erin, en daarom leest een telefoon zo'n code zonder app. Hij verloopt nooit, en hij ís het wachtwoord zelf. Bewaar hem waar je ook het wachtwoord bewaart.
Klaar met een code is niet hetzelfde als er vanaf zijn
Verwijderen is een beslissing, en de meeste mensen weigeren die te nemen. Ongeveer vier op de tien vermijdt het actief om eigen foto's en video's te verwijderen. Elk systeem dat alleen opgeruimd blijft door te verwijderen, blijft rommelig.
Persoonlijke informatie valt uiteen in drie stapels: vluchtig, in gebruik, gearchiveerd. Een kortingsbon voor dit weekend is vluchtig. De kaart die je wekelijks gebruikt, is in gebruik. Het ticket van vorig jaar en de code van de doos van de wasmachine zijn gearchiveerd: bewaard, maar uit de weg. Het gaat mis wanneer er nooit iets naar die derde stapel verhuist.
Archiveren is de versie van die beslissing die mensen wél nemen, want je geeft niets op. Sommige codes hebben zelfs een houdbaarheid die je kunt opzoeken: in de EU heeft een nieuw product een wettelijke garantie van minstens twee jaar, in sommige lidstaten langer, en in die periode kan er om een aankoopbewijs worden gevraagd.
Dit alles is makkelijker te regelen dan erover te discussiëren. Open ScanKeeper en geef de twintig codes die je echt bij je draagt elk een naam; alles hierboven ging over wat je doet als het er tweehonderd zijn.
Hoe je opgeslagen codes organiseert die je met haast nodig hebt
- 01
Geef hem de naam waarmee je ernaar zou vragen
Vervang de waarde door een woordgroep die je hardop zou zeggen, met het onderscheidende woord vooraan. Een kleur geeft de kaart iets tweeds om aan te herkennen.
De naam is het enige deel van een kaart dat je zelf hebt geschreven. - 02
Voeg een map toe zodra de lijst niet meer past
Groepeer op waar een kaart voor is, niet op wat voor code erin zit. Onder ongeveer twintig kaarten kost het je niets om dit over te slaan.
Mappen volgen hoe je een kaart gebruikt, niet welk formaat hij heeft. - 03
Zoeken wanneer je vergeten bent waar hij gebleven is
Typ het woord dat je toen zou hebben gebruikt. De bibliotheek wordt smaller terwijl je typt, en dat is de weg terug naar een kaart die je je niet voor de geest kunt halen.
Er wordt gefilterd terwijl je typt. - 04
Controleer of je de juiste hebt geopend
Twee gelijkende kaarten gaan hier uit elkaar. Het kaartpaneel toont het formaat, een kopieerknop voor de gecodeerde waarde, en hoe vaak je juist deze hebt geopend.
De waarde kopieer je direct vanuit dit paneel. - 05
Zet aan de kant wat je klaar mee bent
Acties bevat de hulpmiddelen die op de hele verzameling werken: mappen, het archief dat een kaart uit de actieve lijst haalt, en CSV-export.
Gearchiveerde kaarten verdwijnen uit de lijst en blijven terug te halen.
Wat een geordende verzameling waard is als iemand staat te wachten
Herkennen wint van herinneren
Namen lezen die je zelf hebt geschreven, is makkelijker dan het juiste woord uit je geheugen opdiepen en intypen.
Een kortere lijst om te doorlopen
Elke kaart die een map uit het zicht haalt, scheelt bij de volgende keer opzoeken. Onder ongeveer twintig codes doen namen dat werk al.
De stapel groeit je niet langer boven het hoofd
Door te archiveren blijft de actieve lijst zo groot als je werkelijke week, en daar hoeft niets voor te worden verwijderd.
Wat je moet weten voordat je begint
Hoeveel opgeslagen codes voordat mappen de moeite waard zijn?
Ongeveer twintig. Daaronder kost een map meer tijd dan hij oplevert: je betaalt de extra stap bij elke keer dat je iets opzoekt en krijgt er een nauwelijks kortere lijst voor terug.
Mappen of tags?
Mappen, bij een verzameling van deze omvang. Als mensen allebei hebben, bewaren en zoeken ze met mappen, gebruiken ze hooguit één tag per item als ze al taggen, en varen ze slechter bij tags.
Hoe moet ik een kaart eigenlijk noemen?
Wat je tegen de persoon bij de kassa zou zeggen, met het onderscheidende woord voorop en het merk erachter. Twee mensen kiezen in minder dan een vijfde van de gevallen dezelfde term voor hetzelfde ding.
Is zoeken op zichzelf genoeg?
Zelden. Mensen zoeken hun eigen bestanden ongeveer een tiende van de tijd en bladeren de rest van de tijd, omdat een naam herkennen makkelijker is dan er een bedenken. Zoeken is het vangnet.
Kan ik een ticket opslaan waarvan de barcode steeds verandert?
Je kunt er een afbeelding van bewaren, en daarmee kom je niet binnen. Een SafeTix-barcode wordt elke vijftien seconden opnieuw getekend, en schermafbeeldingen en afdrukken worden bij de ingang niet geaccepteerd.
Is een wifi-QR-code het bewaren waard?
Het werkt, en dat is het probleem. De code is platte tekst met de netwerknaam en het wachtwoord erin, hij verloopt niet, en iedereen die hem leest zit op je netwerk.
Wat moet ik doen met een code waar ik klaar mee ben?
Archiveer hem. Verwijderen is een beslissing die de meeste mensen stilletjes uit de weg gaan, dus een opgeruimde verzameling kan daar niet van afhangen. Archiveren haalt een kaart uit de actieve lijst en laat hem terug te halen.