En scanningshistorik registrerer hvornår, ikke hvad
De fleste scannerapps fører en historik: de værdier, de har læst, nyeste først, med et klokkeslæt ved hver. Tag 4006381333931 — en gyldig EAN-13, præcis og nyttig for en produktdatabase et sted og meningsløs for dig. En historik registrerer, at du scannede noget, ikke hvad du gemte.
At søge i dine fotos er heller ikke svaret
Fotobiblioteker læser faktisk tekst inde i billeder, allerbedst på skærmbilleder, men pyntet skrift og halvt dækkede etiketter forringer resultatet. Selv når det virker perfekt, får du en delstreng tilbage. Ved en disk skriver ingen 4006381333931. Du tænker bagerkortet.
En kode kommer ind i samlingen fra ét billede eller fra mange. Begge veje har hver sin guide, med et skærmbillede til hvert trin: Scan fra et billede · Masseimport
Navnet på kortet er en andens ord for det
Forskningen i, hvordan folk navngiver ting, er kontant. Bliver to personer bedt om at navngive den samme ting, rammer de det samme ord under en femtedel af gangene, i alle undersøgte fagområder.
Mærket på forsiden af et kort er sådan et ord, valgt for at skille sig ud på en hylde frem for at dukke op i dit hoved tre måneder senere, mens nogen venter. Omkring hver femte gang er det også dit.
Navngiv derfor et kort efter opgaven, og lad mærket komme bagefter: butikskort, benzinkort, parkeringstilladelse. Du læser begyndelsen af en linje før slutningen, så det første ord gør arbejdet. Én person kan have tre koder fra den samme kæde, og kæden er netop det, de har til fælles.
En mappe skal fjerne omkring tyve ting, før den betaler sig
Undersøgelser, der tog tid på folk, mens de fandt deres egne filer, kunne forklare tiden med to ting: hvor mange niveauer ned de gik, og hvor mange elementer der var i syne. Et niveau ned kostede lidt over to sekunder, hvert ekstra element omkring en tiendedel af et.
En mappe tjener sig altså først hjem, når den fjerner omkring enogtyve elementer fra den liste, du ellers skulle læse. De mapper, undersøgelserne så på, rummede femten i medianen, så de fleste tjente sig ikke hjem. Dybden er værst i begge yderpunkter, så hold antallet af mapper lavt.
| Koder, du har gemt | Hvad der finder et hurtigst |
|---|---|
| Up to about twenty | Gode navne, én flad liste |
| More than twenty | Mapper*, få nok til at overskue med et blik |
| You have forgotten where it went | Søgning på tværs af samlingen* |
* En del af ScanKeeper Premium sammen med CSV-eksport.
Hvorfor folk bladrer sig frem i stedet for at søge
Typiske brugere søger efter deres egne filer omkring en tiendedel af gangene, og bedre søgning ændrer det ikke. At bladre sig frem beder dig genkende et navn; at søge beder dig hente et frem fra hukommelsen og taste det. Tags klarer sig dårligere: får folk begge dele, griber de efter mapperne.
Nogle koder svigter dig, uanset hvor godt du sorterer dem
Et organiseringsværktøj virker, fordi en kode er en fast tekststreng. Det er de fleste. De, der ikke er, er typisk netop de koder, du helst ville have klar.
Koder, der ændrer sig, mens du kigger på dem
En SafeTix-billetstregkode tegnes om hvert femtende sekund, og skærmbilleder og udskrifter accepteres ikke ved indgangen. Koder til pakkebokse bliver forældede af en anden grund: DHL Packstation-koder dannes på ny med korte, faste mellemrum, og koder fra Amazon Hub og InPost holder op med at virke efter tre dage.
Kuponer bærer i stedet en frist. En engangskode er serienummereret, så den kan gøres ugyldig, når den er brugt, og mange udløber inden for en dag eller to. Gemmer du en, hører datoen hjemme i navnet, for koden bærer den ikke.
En wifi-kode er en adgangskode i et billede
En wifi-QR-kode er ren tekst med netværkets navn og adgangskoden, og derfor kan en telefon læse den uden en app. Den udløber aldrig, og den er selve adgangen. Opbevar den, hvor du opbevarer adgangskoden.
At være færdig med en kode er ikke det samme som at være af med den
At slette er en beslutning, og de fleste afstår fra at træffe den. Omkring fire ud af ti undgår aktivt at slette deres egne fotos og videoer. Ethvert system, hvis ryddelighed afhænger af sletning, forbliver rodet.
Personlige oplysninger falder i tre bunker: flygtige, aktive og arkiverede. En kupon til denne weekend er flygtig. Kortet, du bruger hver uge, er aktivt. Sidste års billet og koden fra vaskemaskinens kasse er arkiverede — gemt, men af vejen. Fejlen er aldrig at flytte noget over i den tredje bunke.
Arkivering er den udgave af den beslutning, folk rent faktisk træffer, fordi man ikke giver afkald på noget. Nogle koder har endda en levetid, du kan slå op: i EU har en ny vare en lovpligtig garanti på mindst to år, længere i nogle medlemslande, og du kan blive bedt om at fremvise købsbevis undervejs.
Alt sammen lettere at få ordnet end at diskutere. Åbn ScanKeeper, og giv de tyve koder, du faktisk har med dig, hvert sit navn; alt ovenstående handlede om, hvad du gør, når der er to hundrede.
Sådan organiserer du gemte koder, du får brug for i en fart
- 01
Navngiv det, som du ville bede om det
Erstat værdien med en formulering, du ville sige højt, med det skelnende ord først. En farve giver kortet endnu en ting at genkende det på.
Navnet er den ene del af et kort, du selv har skrevet. - 02
Opret en mappe, når listen bliver for lang
Gruppér efter, hvad et kort skal bruges til, ikke efter hvilken slags kode det rummer. Under omkring tyve kort koster det dig ingenting at springe det over.
Mapper følger, hvordan du bruger et kort, ikke dets format. - 03
Søg, når du har glemt, hvor det blev af
Skriv det ord, du ville have brugt dengang. Biblioteket snævres ind, mens du skriver, og det er vejen tilbage til et kort, du ikke kan se for dig.
Filtreringen sker, mens bogstaverne lander. - 04
Tjek, at du åbnede det rigtige
To ens kort skiller sig fra hinanden her. Kortpanelet bærer formatet, en kopiknap til den kodede værdi og en optælling af, hvor ofte du har åbnet netop det.
Værdien kopieres direkte fra dette panel. - 05
Flyt det, du er færdig med, af vejen
Handlinger rummer de værktøjer, der arbejder på hele samlingen: mapper, arkivet, der tager et kort ud af den aktive liste, og CSV-eksport.
Arkiverede kort forsvinder fra listen og kan stadig hentes tilbage.
Hvad en organiseret samling er værd, når nogen venter
Genkendelse slår genkaldelse
At læse navne, du selv har skrevet, er lettere end at hente det rigtige ord frem fra hukommelsen og taste det.
En kortere liste at læse
Hvert kort, en mappe tager ud af syne, tæller fra, næste gang du skal finde noget. Under omkring tyve koder klarer navnene allerede den opgave.
Bunken holder op med at vokse dig over hovedet
Arkivering holder den aktive liste på størrelse med din faktiske uge, og der skal ikke slettes noget, for at det virker.
Det skal du vide, før du starter
Hvor mange gemte koder skal der til, før mapper er værd at lave?
Omkring tyve. Under det koster en mappe mere tid, end den sparer: du betaler for det ekstra trin, hver gang du skal finde noget, og får en knap nok kortere liste tilbage.
Mapper eller tags?
Mapper, når samlingen har den størrelse. Får folk begge dele, gemmer og finder de med mapper, bruger ét enkelt tag pr. element, hvis de overhovedet tagger, og klarer sig dårligere med tags.
Hvad skal jeg egentlig kalde et kort?
Det, du ville sige til personen ved disken, med det skelnende ord først og mærket bagefter. To personer vælger det samme ord for den samme ting under en femtedel af gangene.
Er søgning nok i sig selv?
Sjældent. Folk søger efter deres egne filer omkring en tiendedel af gangene og bladrer sig frem resten af tiden, fordi det er lettere at genkende et navn end at komme på et. Søgning er sikkerhedsnettet.
Kan jeg gemme en billet, hvis stregkode bliver ved med at ændre sig?
Du kan godt gemme et billede af den, og det får dig ikke ind. En SafeTix-stregkode tegnes om hvert femtende sekund, og skærmbilleder og udskrifter accepteres ikke ved indgangen.
Er en wifi-QR-kode værd at gemme?
Den virker, og det er netop problemet. Koden er ren tekst med netværkets navn og adgangskoden, den udløber ikke, og enhver, der læser den, er på dit netværk.
Hvad skal jeg gøre med en kode, jeg er færdig med?
Arkivér det. At slette er en beslutning, de fleste stille og roligt undgår, så en ryddelig samling kan ikke bygge på det. Arkivering tager et kort ud af den aktive liste og lader det stadig kunne hentes tilbage.