Un historial de escaneos registra cuándo, no qué
La mayoría de las apps de escáner guardan un historial: los valores que han leído, los más recientes primero, con una hora al lado de cada uno. Fíjate en 4006381333931: un EAN-13 válido, exacto y útil para alguna base de datos de productos, y sin ningún significado para ti. Un historial registra que escaneaste algo, no lo que te quedaste.
Buscar entre tus fotos tampoco es la respuesta
Las fototecas sí leen el texto dentro de las imágenes, sobre todo en las capturas, pero la tipografía con estilo y las etiquetas medio tapadas las degradan. Incluso funcionando a la perfección, devuelven un fragmento de texto. En un mostrador nadie escribe 4006381333931. Tú piensas la de la panadería.
Un código entra en la colección desde una imagen o desde muchas. Cada una de las dos vías tiene su propia guía, con una captura de pantalla en cada paso: Escanear desde una imagen · Importación masiva
El nombre de la tarjeta es la palabra que eligió otro
La investigación sobre cómo nombra la gente las cosas es contundente. Si se les pide nombrar el mismo objeto, dos personas coinciden en el mismo término menos de una quinta parte de las veces, en todos los ámbitos estudiados.
La marca que hay en la cara de una tarjeta es una de esas palabras, elegida para destacar en una estantería y no para aparecer en tu cabeza tres meses después mientras alguien espera. Una de cada cinco veces, más o menos, también es la tuya.
Así que ponle a la tarjeta el nombre de su función y deja la marca en segundo lugar: tarjeta de la tienda, tarjeta de la gasolinera, abono de aparcamiento. Lees el principio de una línea antes que el final, así que la primera palabra es la que trabaja. Una misma persona puede tener tres códigos de la misma cadena, y lo que comparten es precisamente la cadena.
Una carpeta tiene que quitar de en medio unas veinte cosas para compensar
Los estudios que cronometraron a personas buscando sus propios archivos ajustaron el tiempo a dos factores: cuántos niveles bajaban y cuántos elementos había a la vista. Bajar un nivel costaba algo más de dos segundos; cada elemento adicional, alrededor de una décima de segundo.
Así que una carpeta solo se paga a sí misma cuando quita unos veintiún elementos de la lista que leerías si no. Las carpetas observadas en esos estudios tenían quince de mediana, así que la mayoría no compensaban. La profundidad es lo peor en los dos extremos, así que ten pocas carpetas.
| Códigos que has guardado | Lo que te lleva antes al código correcto |
|---|---|
| Up to about twenty | Buenos nombres, una sola lista |
| More than twenty | Carpetas*, las justas para leerlas de un vistazo |
| You have forgotten where it went | Búsqueda en la colección* |
* Forma parte de ScanKeeper Premium, junto con la exportación CSV.
Por qué la gente navega en lugar de buscar
Los usuarios habituales buscan sus propios archivos alrededor de una décima parte de las veces, y una búsqueda mejor no cambia eso. Navegar te pide reconocer un nombre; buscar te pide sacarlo de la memoria y teclearlo. A las etiquetas les va peor: cuando tienen ambas opciones, la gente recurre a las carpetas.
Algunos códigos te fallarán por bien que los tengas ordenados
Un organizador funciona porque un código es una cadena estable. La mayoría lo son. Los que no lo son suelen ser justo los códigos que más te gustaría tener listos.
Códigos que cambian mientras los estás mirando
El código de barras de una entrada SafeTix se vuelve a dibujar cada quince segundos, y en el acceso no se admiten capturas ni impresiones. Los códigos de las taquillas de paquetería caducan por otro motivo: los de DHL Packstation se regeneran a intervalos cortos y regulares, y los de Amazon Hub e InPost dejan de funcionar a los tres días.
Los cupones, en cambio, llevan una fecha límite. Un código de un solo uso está serializado para poder anularse al canjearlo, y muchos caducan en uno o dos días. Si guardas uno, la fecha va en el nombre, porque el código no la lleva.
Un código de wifi es una contraseña dentro de una imagen
Un código QR de wifi es texto plano con el nombre de la red y la contraseña, y por eso un móvil lo lee sin necesidad de una app. No caduca nunca, y es la credencial en sí. Guárdalo donde guardas la contraseña.
Terminar con un código no es lo mismo que deshacerse de él
Borrar es una decisión, y la mayoría de la gente se niega a tomarla. Alrededor de cuatro de cada diez evitan activamente borrar sus propias fotos y vídeos. Cualquier sistema cuyo orden dependa de borrar seguirá desordenado.
La información personal se reparte en tres montones: efímera, en uso y archivada. Un cupón para este fin de semana es efímero. La tarjeta que usas cada semana está en uso. La entrada del año pasado y el código de la caja de la lavadora están archivados: guardados, pero apartados. El fallo consiste en no mover nunca nada al tercer montón.
Archivar es la versión de esa decisión que la gente sí toma, porque no se renuncia a nada. Algunos códigos tienen incluso una vida útil que puedes consultar: en la UE un producto nuevo lleva una garantía legal de al menos dos años, más larga en algunos Estados miembros, y durante ese plazo pueden pedirte el justificante de compra.
Todo esto es más fácil de montar que de discutir. Abre ScanKeeper y ponle nombre a cada uno de los veinte códigos que llevas de verdad; todo lo anterior era qué hacer cuando hay doscientos.
Cómo organizar los códigos guardados que necesitarás con prisa
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Ponle el nombre con el que la pedirías
Sustituye el valor por una expresión que dirías en voz alta, con la palabra que la distingue delante. Un color le da a la tarjeta una segunda cosa que reconocer.
El nombre es la única parte de una tarjeta que escribiste tú. - 02
Añade una carpeta cuando la lista deje de caber
Agrupa según para qué sirve una tarjeta, no según el tipo de código que lleva. Por debajo de unas veinte tarjetas, saltarte esto no te cuesta nada.
Las carpetas siguen cómo usas una tarjeta, no su formato. - 03
Busca cuando hayas olvidado dónde fue a parar
Escribe la palabra que habrías usado en su momento. La biblioteca se va acotando mientras escribes, y ese es el camino de vuelta a una tarjeta que no consigues visualizar.
El filtrado ocurre según van cayendo las letras. - 04
Comprueba que has abierto la correcta
Aquí se separan dos tarjetas parecidas. La ficha de la tarjeta lleva el formato, un botón para copiar el valor codificado y un recuento de cuántas veces has abierto esta.
El valor se copia directamente desde esta ficha. - 05
Aparta lo que ya has terminado de usar
Acciones reúne las herramientas que trabajan sobre toda la colección: las carpetas, el archivo que saca una tarjeta de la lista activa y la exportación CSV.
Las tarjetas archivadas salen de la lista y siguen siendo recuperables.
Lo que vale una colección ordenada cuando alguien está esperando
Reconocer gana a recordar
Leer nombres que escribiste tú es más fácil que sacar la palabra exacta de la memoria y teclearla.
Una lista más corta que leer
Cada tarjeta que una carpeta quita de la vista se descuenta de la siguiente búsqueda. Por debajo de unos veinte códigos, los nombres ya hacen ese trabajo.
El montón deja de crecerte encima
Archivar mantiene la lista activa del tamaño de tu semana real, y no hace falta borrar nada para que eso funcione.
Lo que debes saber antes de empezar
¿Cuántos códigos guardados hacen falta para que merezca la pena crear carpetas?
Unos veinte. Por debajo de esa cifra, una carpeta cuesta más tiempo del que ahorra: pagas el paso extra cada vez que buscas algo y a cambio recibes una lista apenas más corta.
¿Carpetas o etiquetas?
Carpetas, para una colección de este tamaño. Cuando tienen ambas opciones, la gente guarda y recupera con carpetas, usa una sola etiqueta por elemento cuando etiqueta, y le va peor con las etiquetas.
¿Cómo debería llamar realmente a una tarjeta?
Lo que le dirías a la persona del mostrador, con la palabra que distingue delante y la marca después. Dos personas eligen el mismo término para la misma cosa menos de una quinta parte de las veces.
¿Basta con la búsqueda?
Pocas veces. La gente busca sus propios archivos alrededor de una décima parte de las veces y el resto navega por ellos, porque reconocer un nombre es más fácil que producirlo. La búsqueda es la red de seguridad.
¿Puedo guardar una entrada cuyo código de barras cambia constantemente?
Puedes guardar una imagen, y no te dejará entrar. Un código de barras SafeTix se vuelve a dibujar cada quince segundos, y en el acceso no se admiten capturas ni impresiones.
¿Merece la pena guardar un código QR de wifi?
Funciona, y ese es el problema. El código es texto plano con el nombre de la red y la contraseña, no caduca, y cualquiera que lo lea entra en tu red.
¿Qué hago con un código que ya he terminado de usar?
Archívalo. Borrar es una decisión que casi todo el mundo evita en silencio, así que una colección ordenada no puede depender de ella. Archivar saca una tarjeta de la lista activa y la deja recuperable.