Un historique de scans note quand, pas quoi
La plupart des applis de scan tiennent un historique : les valeurs lues, les plus récentes en premier, avec une heure à côté de chacune. Prenez 4006381333931 — un EAN-13 valide, exact et utile à une base de données produits quelque part, et sans aucun sens pour vous. Un historique enregistre que vous avez scanné quelque chose, pas ce que vous avez gardé.
Fouiller vos photos n'est pas la solution non plus
Les photothèques lisent bien le texte à l'intérieur des images, et le font le mieux sur les captures d'écran, mais une typographie travaillée et des étiquettes à moitié masquées les font décrocher. Même en fonctionnant parfaitement, elles vous rendent un fragment de chaîne. À un comptoir, personne ne tape 4006381333931. Vous pensez celle de la boulangerie.
Un code entre dans la collection depuis une seule image ou depuis plusieurs. Chacune des deux voies a son propre guide, avec une capture d'écran à chaque étape : Scanner depuis une image · Importation groupée
Le nom inscrit sur la carte est le mot de quelqu'un d'autre
Les recherches sur la façon dont les gens nomment les choses sont sans appel. Invitées à nommer le même objet, deux personnes tombent sur le même terme moins d'une fois sur cinq, dans tous les domaines testés.
La marque inscrite au recto d'une carte est un mot de ce genre, choisi pour ressortir sur un rayon plutôt que pour vous revenir en tête trois mois plus tard pendant que quelqu'un attend. Une fois sur cinq environ, c'est aussi le vôtre.
Nommez donc une carte d'après sa fonction et gardez la marque en second : carte de magasin, carte carburant, badge de parking. On lit le début d'une ligne avant sa fin : c'est donc le premier mot qui fait le travail. Une même personne peut détenir trois codes de la même enseigne, et l'enseigne est justement ce qu'ils ont en commun.
Un dossier doit retirer une vingtaine d'éléments avant d'être rentable
Les études qui ont chronométré des personnes retrouvant leurs propres fichiers ont ramené ce temps à deux facteurs : le nombre de niveaux descendus et le nombre d'éléments affichés. Un niveau de descente coûtait un peu plus de deux secondes, chaque élément supplémentaire environ un dixième de seconde.
Un dossier ne devient donc rentable qu'à partir du moment où il retire environ vingt et un éléments de la liste que vous liriez sinon. Les dossiers observés dans ces études en contenaient quinze à la médiane : la plupart n'étaient donc pas rentables. La profondeur est mauvaise aux deux extrêmes, alors gardez peu de dossiers.
| Les codes que vous avez conservés | Ce qui en retrouve une le plus vite |
|---|---|
| Up to about twenty | De bons noms, une seule liste à plat |
| More than twenty | Des dossiers*, assez peu nombreux pour se lire d'un coup d'œil |
| You have forgotten where it went | Recherche dans toute la collection* |
* Fait partie de ScanKeeper Premium, avec l'export CSV.
Pourquoi les gens parcourent au lieu de chercher
Les utilisateurs types recherchent leurs propres fichiers environ une fois sur dix, et une meilleure recherche n'y change rien. Parcourir vous demande de reconnaître un nom ; rechercher vous demande d'en produire un de mémoire et de le taper. Les étiquettes s'en tirent moins bien : quand ils ont les deux, les gens se tournent vers les dossiers.
Certains codes vous laisseront tomber, si bien classés soient-ils
Un outil de classement fonctionne parce qu'un code est une chaîne stable. La plupart le sont. Ceux qui ne le sont pas sont justement ceux que vous voudriez le plus avoir sous la main.
Les codes qui changent pendant que vous les regardez
Le code-barres d'un billet SafeTix se redessine toutes les quinze secondes, et ni les captures d'écran ni les impressions ne sont acceptées à l'entrée. Les codes de consigne à colis se périment pour une autre raison : les codes DHL Packstation se régénèrent à intervalles courts et réguliers, et les codes Amazon Hub et InPost cessent de fonctionner au bout de trois jours.
Les coupons, eux, portent une date limite. Un code à usage unique est sérialisé pour pouvoir être invalidé au moment de l'utilisation, et beaucoup expirent en un jour ou deux. Si vous en conservez un, la date a sa place dans le nom, car le code ne la porte pas.
Un code wifi est un mot de passe dans une image
Un code QR wifi est du texte brut contenant le nom du réseau et le mot de passe, et c'est pourquoi un téléphone le lit sans appli. Il n'expire jamais, et il est l'identifiant lui-même. Gardez-le là où vous gardez le mot de passe.
En avoir fini avec un code n'est pas la même chose que s'en débarrasser
Supprimer est une décision, et la plupart des gens refusent de la prendre. Environ quatre personnes sur dix évitent activement de supprimer leurs propres photos et vidéos. Tout système dont le bon rangement dépend de la suppression restera en désordre.
L'information personnelle se répartit en trois tas : éphémère, courante, archivée. Un coupon pour ce week-end est éphémère. La carte que vous utilisez chaque semaine est courante. Le billet de l'an dernier et le code figurant sur le carton du lave-linge sont archivés : conservés, mais hors du passage. L'échec, c'est de ne jamais rien déplacer vers le troisième tas.
L'archivage est la version de cette décision que les gens prennent vraiment, parce qu'on n'abandonne rien. Certains codes ont même une durée de vie que l'on peut vérifier : dans l'UE, un article neuf bénéficie d'une garantie légale d'au moins deux ans, davantage dans certains États membres, et l'on peut vous demander une preuve d'achat pendant cette période.
Tout cela est plus simple à mettre en place qu'à débattre. Ouvrez ScanKeeper et donnez un nom à chacun des vingt codes que vous transportez vraiment ; tout ce qui précède valait pour le jour où il y en a deux cents.
Comment classer les codes enregistrés dont vous aurez besoin dans l'urgence
- 01
Nommez-la comme vous la demanderiez
Remplacez la valeur par une expression que vous prononceriez à voix haute, le mot distinctif en premier. Une couleur donne à la carte un second repère à reconnaître.
Le nom est la seule partie d'une carte que vous avez écrite vous-même. - 02
Ajoutez un dossier quand la liste ne tient plus
Regroupez selon l'usage d'une carte, pas selon le type de code qu'elle contient. En dessous d'une vingtaine de cartes, sauter cette étape ne vous coûte rien.
Les dossiers suivent l'usage que vous faites d'une carte, pas son format. - 03
Cherchez quand vous avez oublié où elle est passée
Tapez le mot que vous auriez employé à l'époque. La bibliothèque se réduit à mesure que vous tapez, et c'est le chemin de retour vers une carte que vous n'arrivez pas à visualiser.
Le filtrage se fait au fur et à mesure des lettres. - 04
Vérifiez que vous avez ouvert la bonne
Deux cartes semblables se distinguent ici. La fiche de la carte porte le format, un bouton de copie pour la valeur encodée, et le nombre de fois où vous avez ouvert celle-ci.
La valeur se copie directement depuis cette fiche. - 05
Écartez ce dont vous avez fini de vous servir
Actions regroupe les outils qui agissent sur toute la collection : les dossiers, les archives qui retirent une carte de la liste active, et l'export CSV.
Les cartes archivées quittent la liste et restent récupérables.
Ce que vaut une collection bien rangée quand quelqu'un attend
Reconnaître vaut mieux que se rappeler
Lire des noms que vous avez écrits vous-même est plus facile que de retrouver le bon mot de mémoire et de le taper.
Une liste plus courte à lire
Chaque carte qu'un dossier retire de la vue est autant de moins à lire la fois suivante. En dessous d'une vingtaine de codes, les noms font déjà ce travail.
Le tas cesse de grossir contre vous
L'archivage garde la liste active à la taille de votre semaine réelle, et rien n'a besoin d'être supprimé pour cela.
À savoir avant de commencer
Combien de codes enregistrés avant que les dossiers en vaillent la peine ?
Une vingtaine. En dessous, un dossier coûte plus de temps qu'il n'en fait gagner : vous payez l'étape supplémentaire chaque fois que vous cherchez une carte et vous récupérez une liste à peine plus courte.
Dossiers ou étiquettes ?
Les dossiers, pour une collection de cette taille. Quand ils ont les deux, les gens rangent et retrouvent avec des dossiers, mettent une seule étiquette par élément quand ils en mettent, et s'en sortent moins bien avec les étiquettes.
Comment faut-il nommer une carte, concrètement ?
Ce que vous diriez à la personne au comptoir, le mot distinctif en premier et la marque en second. Deux personnes choisissent le même terme pour la même chose moins d'une fois sur cinq.
La recherche suffit-elle à elle seule ?
Rarement. Les gens recherchent leurs propres fichiers environ une fois sur dix et parcourent le reste du temps, parce que reconnaître un nom est plus facile que d'en produire un. La recherche est le filet de sécurité.
Puis-je enregistrer un billet dont le code-barres change sans arrêt ?
Vous pouvez en enregistrer une image, elle ne vous fera pas entrer. Un code-barres SafeTix se redessine toutes les quinze secondes, et ni les captures d'écran ni les impressions ne sont acceptées à l'entrée.
Un code QR wifi vaut-il la peine d'être conservé ?
Il fonctionne, et c'est bien le problème. Le code est du texte brut contenant le nom du réseau et le mot de passe, il n'expire pas, et quiconque le lit se retrouve sur votre réseau.
Que faire d'un code dont j'ai fini de me servir ?
Archivez-le. Supprimer est une décision que la plupart des gens évitent discrètement : une collection bien tenue ne peut donc pas en dépendre. L'archivage retire une carte de la liste active et la laisse récupérable.