En skannehistorikk registrerer når, ikke hva
De fleste skanner-apper fører en historikk: verdiene de har lest, nyeste først, med et klokkeslett ved siden av hver. Ta 4006381333931 — en gyldig EAN-13, nøyaktig og nyttig for en produktdatabase et sted, og meningsløs for deg. En historikk registrerer at du skannet noe, ikke hva du beholdt.
Å søke i bildene dine er heller ikke svaret
Bildebiblioteker leser faktisk tekst inne i bilder, aller best på skjermbilder, men pyntet skrift og halvt tildekkede etiketter svekker dem. Selv når det virker perfekt, får du tilbake en delstreng. Ved en disk taster ingen 4006381333931. Du tenker bakerikortet.
En kode kommer inn i samlingen fra ett bilde eller fra mange. Begge veiene har sin egen veiledning, med et skjermbilde for hvert trinn: Skann fra et bilde · Masseimport
Navnet på kortet er en annens ord for det
Forskningen på hvordan folk navngir ting, er utvetydig. Bedt om å gi det samme objektet navn lander to personer på det samme ordet under en femtedel av gangene, på hvert eneste område som er testet.
Merkenavnet på forsiden av et kort er et slikt ord, valgt for å skille seg ut i en hylle heller enn for å dukke opp i hodet ditt tre måneder senere mens noen venter. Rundt én gang av fem er det også ditt ord.
Så gi et kort navn etter jobben det gjør, og la merket komme etterpå: butikkort, drivstoffkort, parkeringstillatelse. Du leser begynnelsen av en linje før slutten, så det første ordet gjør jobben. Én person kan ha tre koder fra den samme kjeden, og kjeden er nettopp det de har felles.
En mappe må fjerne rundt tjue ting før den lønner seg
Studier som tok tiden på folk som fant sine egne filer, forklarte tiden med to ting: hvor mange nivåer ned de gikk, og hvor mange elementer som var synlige. Ett nivå ned kostet litt over to sekunder, hvert ekstra element rundt en tidels sekund.
Så en mappe lønner seg først når den fjerner rundt tjueen elementer fra listen du ellers ville lest. Mappene de studiene observerte, inneholdt femten i median, så de fleste lønte seg ikke. Dybde er verst i begge ytterpunkter, så hold antallet mapper lavt.
| Koder du har tatt vare på | Hva som finner et kort raskest |
|---|---|
| Up to about twenty | Gode navn, én flat liste |
| More than twenty | Mapper*, få nok til å leses med et blikk |
| You have forgotten where it went | Søk i hele samlingen* |
* Del av ScanKeeper Premium, sammen med CSV-eksport.
Hvorfor folk blar i stedet for å søke
Vanlige brukere søker etter sine egne filer omtrent en tidel av gangene, og bedre søk endrer ikke på det. Å bla krever at du kjenner igjen et navn; søk krever at du henter fram et fra hukommelsen og taster det inn. Tagger klarer seg dårligere: får folk begge deler, griper de etter mapper.
Noen koder svikter deg uansett hvor godt du sorterer dem
Et organiseringsverktøy virker fordi en kode er en stabil tegnstreng. De fleste er det. De som ikke er det, er gjerne nettopp de kodene du helst vil ha klare.
Koder som endrer seg mens du ser på dem
En SafeTix-billettstrekkode tegnes opp på nytt hvert femtende sekund, og skjermbilder og utskrifter godtas ikke ved inngangen. Koder til pakkeautomater blir ubrukelige av en annen grunn: DHL Packstation-koder lages på nytt med korte, jevne mellomrom, og koder fra Amazon Hub og InPost slutter å virke etter tre dager.
Kuponger har en frist i stedet. En engangskode får et løpenummer slik at den kan gjøres ugyldig når den brukes, og mange utløper i løpet av en dag eller to. Tar du vare på en, hører datoen hjemme i navnet, for koden bærer den ikke.
En wifi-kode er et passord i et bilde
En wifi-QR-kode er ren tekst som inneholder nettverksnavnet og passordet, og derfor leser en telefon den uten en app. Den utløper aldri, og den er selve påloggingsinformasjonen. Oppbevar den der du oppbevarer passordet.
Ferdig med en kode er ikke det samme som kvitt den
Å slette er en avgjørelse, og de fleste lar være å ta den. Rundt fire av ti unngår aktivt å slette sine egne bilder og videoer. Ethvert system som må slette for å holde seg ryddig, forblir rotete.
Personlig informasjon faller i tre bunker: kortvarig, i bruk, arkivert. En kupong for denne helgen er kortvarig. Kortet du bruker hver uke, er i bruk. Fjorårets billett og koden fra esken vaskemaskinen kom i, er arkivert, tatt vare på, men av veien. Feilen er aldri å flytte noe over i den tredje bunken.
Arkivering er den versjonen av den avgjørelsen folk faktisk tar, for ingenting går tapt. Noen koder har til og med en levetid du kan slå opp: i EU har en ny vare en lovbestemt garanti på minst to år, lengre i enkelte medlemsland, og du kan bli bedt om å vise kjøpsbevis i løpet av den tiden.
Alt dette er lettere å ordne enn å krangle om. Åpne ScanKeeper og gi hver av de tjue kodene du faktisk bærer med deg, et navn; alt ovenfor handlet om hva du gjør når det er to hundre.
Slik organiserer du lagrede koder du får bruk for i en fart
- 01
Gi det navnet du ville spurt etter det med
Bytt ut verdien med en frase du ville sagt høyt, med det skillende ordet først. En farge gir kortet noe nummer to å kjenne igjen på.
Navnet er den ene delen av et kort som du selv har skrevet. - 02
Legg til en mappe når listen ikke lenger får plass
Grupper etter hva et kort er til, ikke etter hva slags kode det inneholder. Under rundt tjue kort koster det deg ingenting å hoppe over dette.
Mapper følger hvordan du bruker et kort, ikke formatet det har. - 03
Søk når du har glemt hvor det ble av
Skriv ordet du ville brukt den gangen. Biblioteket snevres inn mens du skriver, og det er veien tilbake til et kort du ikke klarer å se for deg.
Filtreringen skjer mens bokstavene lander. - 04
Sjekk at du åpnet riktig kort
To like kort skiller lag her. Kortpanelet har formatet, en kopieringsknapp for den kodede verdien, og en telling av hvor ofte du har åpnet nettopp dette.
Verdien kopieres rett fra dette panelet. - 05
Flytt det du er ferdig med, ut av veien
Handlinger rommer verktøyene som virker på hele samlingen: mapper, arkivet som tar et kort ut av den aktive listen, og CSV-eksport.
Arkiverte kort forsvinner fra listen og kan fortsatt hentes tilbake.
Hva en organisert samling er verdt når noen venter
Gjenkjenning slår gjenkalling
Å lese navn du selv har skrevet, er lettere enn å hente fram det riktige ordet fra hukommelsen og taste det inn.
En kortere liste å lese
Hvert kort en mappe tar ut av synsfeltet, forsvinner fra neste gang du leter. Under rundt tjue koder gjør navnene allerede den jobben.
Bunken slutter å vokse deg over hodet
Arkivering holder den aktive listen på størrelse med uken du faktisk har, og ingenting må slettes for at det skal virke.
Dette bør du vite før du starter
Hvor mange lagrede koder skal til før det er verdt å lage mapper?
Rundt tjue. Under det koster en mappe mer tid enn den sparer: du betaler for det ekstra trinnet hver gang du skal finne noe, og får en knapt nok kortere liste tilbake.
Mapper eller tagger?
Mapper, for en samling av denne størrelsen. Får folk begge deler, er det mapper de lagrer og henter fram med, de bruker én enkelt tagg per element når de i det hele tatt tagger, og de klarer seg dårligere med tagger.
Hva bør jeg egentlig kalle et kort?
Det du ville sagt til personen bak disken, med det skillende ordet først og merket etterpå. To personer velger det samme ordet for den samme tingen under en femtedel av gangene.
Holder søk alene?
Sjelden. Folk søker etter sine egne filer omtrent en tidel av gangene og blar seg fram resten, fordi det er lettere å kjenne igjen et navn enn å komme på det. Søk er sikkerhetsnettet.
Kan jeg lagre en billett der strekkoden stadig endrer seg?
Du kan gjerne lagre et bilde av den, men det slipper deg ikke inn. En SafeTix-strekkode tegnes opp på nytt hvert femtende sekund, og skjermbilder og utskrifter godtas ikke ved inngangen.
Er en wifi-QR-kode verdt å ta vare på?
Den virker, og det er nettopp problemet. Koden er ren tekst som inneholder nettverksnavnet og passordet, den utløper ikke, og hvem som helst som leser den, er inne på nettverket ditt.
Hva bør jeg gjøre med en kode jeg er ferdig med?
Arkiver det. Å slette er en avgjørelse de fleste stille og rolig unngår, så en ryddig samling kan ikke være avhengig av det. Arkivering tar et kort ut av den aktive listen og lar det fortsatt være mulig å hente tilbake.